Die zunehmende Digitalisierung an den Schulen und die Anforderungen an zeitgemäßen, ansprechenden und wirklichkeitsnahen Unterricht führen zu einem stark steigenden Bedarf nach dem Einsatz unterschiedlichster digitaler Werkzeuge. Die Bandbreite erstreckt sich vom lokalen Einsatz von Office-Anwendungen, einfacher Simulationsprogramme und interaktiven Apps bis hin zur Nutzung kommerzieller, zentral betriebenen Lernplattformen, Videokonferenz- und Lernmanagementsystemen. Für die Nutzung kommen Endgeräte verschiedener Hersteller, Betriebssysteme und Leistungsklassen zum Einsatz, die sowohl im Eigentum und in Verantwortung der Schule betrieben werden, als auch schülereigene Endgeräte in beliebigen Konfigurationsvarianten. Die Nutzung kann ausschließlich in der Schule, aber auch ergänzend im privaten Umfeld stattfinden (Distanzlernen, Hausaufgaben etc.).

Für die Beantwortung der Fragen, ob ein bestimmtes, von Schule nachgefragtes, Produkt oder ein Onlineangebot überhaupt in Schule rechtmäßig eingesetzt werden kann, ist zunächst ein Nutzungskonzept zu entwerfen, in dem Zwecke und Ziele, beteiligte Personengruppen, die Verwendungsorte und die Herkunft der Endgeräte (schulisch/privat) festgelegt wird.

Für die Klärung der Frage, ob die Anwendung vor der Nutzung einer datenschutzrechtlichen Prüfung unterzogen werden muss und welche Dokumentationserfordernisse daraus für die Schule erwachsen, ist entscheidend, ob das geplante Verfahren mit einer Verarbeitung personenbezogener Daten einhergeht. Findet die Verarbeitung darüber hinaus nicht lokal, sondern bei einem Dienstleister (Programmanbieter, Hostingdienstleister) statt, ist zusätzlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Schule und Dienstleister zu schließen und ggf. eine Genehmigung beim Bildungsministerium einzuholen.

Einen Mustergenehmigungsantrag finden Sie auf der Medienberatungsseite des IQSH. Auf derselben Seite stehen zudem Muster-Dokumentenpakete für die sogenannten Landesdienste sowie einige häufig in Schule genutzte Einzellösungen zum Download bereit.

Lehrkräfte sollten nicht eigenmächtig Apps oder Onlinedienste, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten einher gehen, einführen oder gar Schülerinnen und Schüler zur Installation verpflichten. Hier ist immer eine Absprache/Genehmigung mit/durch die Schulleitung erforderlich, da diese die Gesamtverantwortung für die Einhaltung und Organisation des Datenschutzes trägt (§ 2 SchulDSVO).

Die diesem Beitrag beigefügten Unterlagen sollen Ihnen erste Informationen zu diesem Themenkomplex und Hilfestellungen bei der Auswahl geben sowie die erforderliche Verarbeitungsdokumentation mit Mustern unterstützen.

Zugehörige Dateien
→ Verarbeitungsdokumentation_Muster [ZIP]
→ Checkliste_Auftragsverarbeitung_I [DOCX]
→ Checkliste_Auftragsverarbeitung_II [DOCX]
→ Checkliste_Dokumentationspflichten [DOCX]
→ Schnellüberblick zum Auswahl-, Prüf- und Einführungsverfahren für digitale Medien [PDF]

Seit 25.05.2018 gelten die Vorschriften der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die umfassende Informationspflichten der verantwortlichen Stellen gegenüber den betroffenen Personen vorschreiben.

Sofern Schulen eigene Webseiten betreiben, sind sie verpflichtet, entsprechende Datenschutzerklärungen zu veröffentlichen.

Die Datenschutzerklärungen müssen auf die jeweiligen Verhältnisse der Webseite abgestellt werden. Daher kann in dieser FAQ kein allgemein anzuwendendes Muster mit vorgefertigten Formulierungen bereitgestellt werden.

Beigefügt sind als Unterstützung

• Hinweise zu den Informationspflichten im Allgemeinen und im Zusammenhang mit einem Webauftritt (Link zum ULD).
• Ein Muster für eine Datenschutzerklärung (s.u.) und ein Impressum (s.u.) einer statischen Schulhomepage, die maximal ein Kontaktformular zur Interaktion enthält.
• eine Checkliste (s.u.), mit deren Hilfe wichtige Punkte geprüft werden können. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Die möglicherweise erforderlichen weiteren Informationen zur Datenverarbeitung müssen an die tatsächlichen Verhältnisse der Webseite angepasst werden.

Bei der Gestaltung einer Schulhomepage sollten folgende Punkte beachtet werden: 

Technische Realisierung:

• Hosting bei einem Provider innerhalb Deutschlands/der EU (Auftragsverarbeitung).
• DSGVO-konforme Datenschutzhinweise, korrektes Impressum.
• Datenschutzhinweise und Impressum müssen von der Startseite und allen Unterseiten direkt erreichbar sein.
• Keine Cookies außer der sog. Sessioncookies (technisch notwendig).
• Cookie-Hinweis muss beim Aufruf der Seite erscheinen (Pop-Up).
• Keine Nutzung von Google-Fonts, sondern von auf dem Webserver lokal gespeicherten Schriftarten
• Kein Einsatz von Analysetools wie Google-Analytics o.ä.
• Nutzungsauswertung/Analyse darf maximal lokal erfolgen (bspw. durch Matomo)

Unzulässige Inhalte auf einer Schulhomepage (kein Anspruch auf Vollständigkeit) sind:

• Fotos/Bilder/Grafiken/Namensnennungen, für die keine Einwilligung zur Veröffentlichung vorliegt bzw. nicht mehr nachgewiesen werden kann. (bspw. Bilder von SuS, die bereits die Schule verlassen haben und deren Schülerakte gelöscht wurde)
• Gleiches gilt für Kontaktlisten
• Fotos aus anderen Quellen, für die keine Nutzungsrechte bestehen (Urheberrecht)
• Eingebettete Videos, die einen Player eines nicht datenschutzkonformen Anbieters nutzen
• Plugins/Like-Buttons von Sozialen Netzwerken oder Streamingdiensten/Videoportalen

Anfahrtsbeschreibungen sollten, wenn erforderlich, mit Openstreetmap als OpenSource-Alternative realisiert werden.

Veröffentlichung von Namen, Kontaktdaten

• Namensnennungen und Angaben privater Telefonnummern oder Mailadressen von
  Kolleginnen und Kollegen dürfen nur erfolgen, wenn hierfür die Einwilligungen vorliegen.
• Dies gilt nicht für
  • die Schulleitung (Funktionsträger)
  • Ansprechpartner anderer Behörden, deren Daten im Internet bereits veröffentlicht sind
  • dienstliche Telefonnummern

Zugehörige Dateien
→ Muster Datenschutzerklärung [DOCX]
→ Muster Impressum [DOCX]
→ Checkliste Schulhomepage [PDF]

Im privaten Umfeld nehmen Messengerdienste und soziale Medien als Kommunikationskanäle einen immer größeren Stellenwert ein. Lehrkräfte und Schulleitungen stehen häufig vor der Frage, ob der Einsatz von Facebook oder die Nutzung von WhatsApp oder anderen Messengerdiensten, wie z. B. Threema, für den Austausch von Informationen mit Schülerinnen, Schülern und Eltern (Betroffene) im Schulbereich zulässig ist. Auch Anfragen und Beschwerden von Eltern, deren Kinder mit Lehrkräften auf deren Anregung über solche Dienste mit ihnen kommunizieren sollen, machen eine Auseinandersetzung mit der Thematik erforderlich.

Aus folgenden Gründen ist die Nutzung von Messengerdiensten für die dienstliche Kommunikation zwischen Lehrkräften (kollegiumsintern) und mit Betroffenen (Schülerinnen und Schüler, Eltern etc.) kritisch zu sehen.

Bei der Bewertung sind sowohl die technischen (Produkt, Endgeräte) als auch die organisatorischen (Nutzungsszenario, Nutzungsregeln, Mitbestimmung, Datenschutzdokumentation) Bedingungen zu betrachten.

1. Generell gilt:

Lehrkräfte müssen stets unterscheiden, ob sie mit Betroffenen dienstlich oder privat kommunizieren. Rechtlich betrachtet ist die dienstliche Kommunikation eine Kommunikation der Schule. Ein Beispiel für dienstliche Kommunikation wäre z.B. die Bekanntgabe von Noten oder Stundenausfall. Bei privater Kommunikation handelt die Lehrkraft dagegen für sich selbst, d.h. als Privatperson. Ein Beispiel für private Kommunikation wären z.B. Geburtstagsgrüße. In Zweifelsfällen ist von dienstlicher Kommunikation auszugehen.

In diesem Zusammenhang ist zunächst Folgendes zu beachten: Daten, welche eine Lehrkraft zum Zweck der dienstlichen Kommunikation erhalten hat, darf diese nicht einfach für private Zwecke nutzen. Ist der Lehrkraft die Telefonnummer eines Schülers also z.B. aus der Klassenliste bekannt, darf sie diese Information nicht einfach nutzen, um dem Schüler privat Geburtstagsgrüße zu senden.

Kommuniziert eine Lehrkraft dienstlich, hat sie die besonderen datenschutzrechtlichen Vorgaben des Schulgesetzes und der SchulDSVO zu beachten. 

2. Im Bereich der dienstlichen Kommunikation ist im Einzelnen Folgendes zu beachten:

Die Schule kann personenbezogene Daten der Betroffenen entweder zu Verwaltungszwecken oder zu didaktisch-pädagogischen Zwecken verarbeiten (vgl. § 4 SchulDSVO).

Die Erhebung personenbezogener Daten der Betroffenen zu Verwaltungszwecken erfolgt ausschließlich durch die Schulleitung und das ihr gegenüber weisungsgebundene Personal des Schulsekretariats (§ 8 Abs. 1 SchulDSVO). Die Lehrkräfte sind nicht berechtigt, diese Daten zu eigenen Zwecken zu erheben, sondern erhalten sie nach Maßgabe des § 6 SchulDSVO aus dem Datenbestand der Schule. Natürlich dürfen Lehrkräfte auf Weisung der Schulleitung Daten für die Schulverwaltung erheben.

§ 30 Abs. 1 SchulG i. V. m. § 5 SchulDSVO führt abschließend auf, welche personenbezogenen Daten die Schule für ihre Zwecke erheben und weiter verarbeiten darf.

Die Daten, die die Lehrkräfte zu Verwaltungszwecken erhalten, können von den Lehrkräften selbstverständlich auch für die Kommunikation im pädagogisch-didaktischen Zusammenhang verwendet werden.

Die Entscheidung, in welcher Weise die Schule im Rahmen der Schulverwaltung und im Zusammenhang mit der pädagogisch-didaktischen Kommunikation mit den Betroffenen kommuniziert, liegt jedoch primär bei der Schulleiterin oder dem Schulleiter. Nach § 33 Abs. 2 SchulG tragen die Schulleiterinnen und Schulleiter die Verantwortung für die Erfüllung des pädagogischen Auftrages der Schule sowie die Organisation und Verwaltung der Schule entsprechend den Rechts- und Verwaltungsvorschriften. Daraus folgt, dass die Entscheidung, in welcher Weise die elektronische Kommunikation mit den Betroffenen erfolgt, nicht von jeder Lehrkraft selbst getroffen werden kann.

3. Warum ist die Nutzung von Messengerdiensten, insbesondere WhatsApp, nicht ohne weiteres zulässig?

Obwohl es sich bei Messengerdiensten um Telekommunikationsdienste handelt, werden die europäischen (E-Privacy-Richtlinie der EU) und die deutschen Rechtsregelungen (Art. 10 Grundgesetz, Telekommunikationsgesetz) von einigen der Diensteanbieter, zu denen auch WhatsApp gehört, nicht beachtet.

Viele Anbieter ermöglichen nicht einfach nur Telekommunikation, sondern werten diese Telekommunikationsvorgänge auch zur Nutzeranalyse (u. a. Auswertung von Standortdaten, Daten darüber, wer mit wem kommuniziert und empirische Auswertungen für Werbezwecke) aus. Da mit der Nutzung dieser Dienste die Nutzungsbedingungen anerkannt werden müssen, die einen Ausschluss solcher Vorgänge nicht möglich machen, würde man die personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler und der Eltern im Rahmen der dienstlichen Kommunikation diesen Analysen preisgeben.

Bestimmte Messengerdienste gleichen bei der ersten Anmeldung und danach laufend in der Regel die im verwendeten Gerät (z. B. Smartphone) gespeicherten Kontaktdaten ab. Damit werden den Diensteanbietern personenbezogene Daten von unbeteiligten dritten Personen bekannt. Dieser Vorgang würde somit durch eine dienstliche Maßnahme der Lehrkraft ausgelöst werden.

Im Grundsatz findet die Nutzung eines Telekommunikationsanbieters (TK-Anbieter) im Rahmen eines Auftragsverhältnisses statt. Der Auftraggeber beauftragt den Auftragnehmer (TK-Anbieter), Telekommunikation in Form von z. B. Telefonie, E-Mail oder eben Messaging bereitzustellen und zu ermöglichen. Es handelt sich in diesem Fall somit um Auftragsverarbeitung, für die die Vorschriften des Art. 28 DSGVO Anwendung finden. Nach diesen Vorschriften bleibt der Auftraggeber für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regelungen verantwortlich und hat dies durch das vertraglich vereinbarte Weisungsrecht gegenüber dem Auftragnehmer sicherzustellen. Sofern Telekommunikationsdienste auf der Grundlage des deutschen Rechts in Anspruch genommen werden, ist ein solcher Auftragsverarbeitungsvertrag im Grundsatz entbehrlich, da die Vorschriften zum Schutz des Fernmeldegeheimnisses ausreichend auch die datenschutzrechtlichen Belange soweit sicherstellen. Die Einhaltung wird durch die dafür zuständigen Kontrollinstitutionen, insbesondere die Bundesnetzagentur, überwacht. Hierzu gehört auch die Prüfung der von den Telekommunikationsanbietern zugrunde gelegten Vertragsklauseln und Nutzungsbedingungen.

Viele der bekannten Messengerdienste ausländischer, insbesondere außereuropäischer Anbieter, erfüllen diese Vorgaben nicht.

Ferner ist zu berücksichtigen, dass die Lehrkraft sicherstellen muss, private und dienstliche Kommunikation möglichst eindeutig (technisch) zu trennen. Während bei der Nutzung von E-Mail eine solche Trennung durch die Verwendung verschiedener E-Mail-Adressen möglich ist, ist eine solche Abgrenzung bei Messengerdiensten nicht ohne weiteres möglich.

Kommuniziert eine Lehrkraft mit einem privat genutzten Messengerdienst, wie z. B. WhatsApp, auch in dienstlicher Funktion, erfolgt dies mit demselben Gerät und demselben Messengerdienst. Eine Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Kommunikation ist damit nicht möglich.

Was ist konkret zu beachten, wenn eine Schule einen Messengerdienst als Kommunikationsmittel einführen möchte?

Ein Messenger-Einsatz zur Kommunikation zwischen Lehrkräften (Eltern, Schülerinnen und Schülern) mit einem extern gehosteten Dienst stellt eine Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO i. V. m. §§ 11, 12 Schul-Datenschutzverordnung dar. Vor dem Einsatz und dem Abschluss eines Nutzungsvertrages/Auftragsverarbeitungvertrages mit einem Anbieter sind noch Vorarbeiten erforderlich.

Grundsätzlich hat jede Schule vor der Einführung/Nutzung eines Onlinedienstes zu prüfen, ob dieser rechtmäßig (insb. Beachtung DSGVO, § 127 SchulG, §§ 2, 11-15 SchulDSVO + Urheberrecht, Jugendmedienschutz) eingesetzt werden kann.

Im ersten Schritt muss ein datenschutzkonform einsetzbares Produkt gefunden werden. Die Datenschutzkonformität eines Dienstes allein garantiert jedoch noch nicht die datenschutzkonforme Nutzung („Nur weil ein Auto TÜV-geprüft ist, kann ich damit trotzdem noch über rote Ampeln fahren“).

Von der Möglichkeit einer datenschutzkonformen Nutzung kann am ehesten ausgegangen werden, wenn der Anbieter seinen Sitz in der EU, im EWR oder in einem Land, für welches ein sogenannter Angemessenheitsbeschluss entsprechend Artikel 45 DSGVO vorliegt (dies ist für die Schweiz erfüllt), hat. Gleiches gilt für die Standorte der Server. Bei Anbietern aus den USA muss man trotz des seit Juni 2023 vorhandenen Angemessenheitsbeschlusses davon ausgehen, dass diese die Voraussetzungen für eine datenschutzkonforme Nutzung nicht uneingeschränkt erfüllen können, da der Angemessenheitsbeschluss nur bei Firmen greift, die sich auch nach dem „Data Privacy Framework“ zertifiziert haben. In allen anderen Fällen sind durch die Schule weiterhin die erweiterten Prüfpflichten zu erfüllen und es kann davon ausgegangen werden, dass dies in den meisten Fällen nicht zu einer positiven Einschätzung führen wird. Weiter ist immer zu beachten, dass viele Dienste die Nutzendendaten (zumindest Metadaten) zu eigenen Zwecken (Profilbildung, Tracking, Werbung) nutzen, was ebenso einen Einsatz im schulischen Kontext ausschließt.

Im zweiten Schritt der Einsatz an der Schule dann durch die entsprechenden Maßnahmen vorbereitet und durchgeführt werden:

• Schulkonferenzbeschluss
• Beteiligung des örtlichen Personalrates
• Festlegung eines Nutzungsszenarios,
• Ergreifung und Dokumentation technischer und organisatorischer Maßnahmen zur IT-Sicherheit,
• Information gegenüber den Betroffenen,
• Erlass von Nutzungsordnungen
• ggf. Beschaffung/Bereitstellung von Endgeräten
• ...

Ergänzend ist zu beachten, dass die Einführung einer Messenger-App nicht zu einer Benachteiligung von Schülerinnen und Schülern führen darf, die keine entsprechenden Geräte besitzen oder eine Messenger-App nicht einsetzen wollen. Ein Messengereinsatz würde, bei Fehlen dienstlich bereitgestellter Endgeräte, eine freiwillig erteilte Einwilligung der betroffenen Personen (Eltern für Ihre Kinder bei Minderjährigen) erfordern. Ob echte Freiwilligkeit im Abhängigkeitsverhältnis Schülerin/Schüler zu Schule im Spannungsfeld der Schulpflicht besteht, ist zumindest kritisch zu sehen.

Nach § 13 SchulDSVO dürfen digitale Klassenbücher anstelle von papierenen Klassen- oder Kursbüchern geführt werden. Diese Vorschrift erlaubt es den Schulen, ihre bisher in Papierform geführten Klassenbücher ausschließlich elektronisch zu führen. Eine parallele Führung schließt die Regelung aus.

Entschließt sich eine Schule für die digitale Führung des Klassenbuches und damit zum Einsatz eines elektronischen Verfahrens, darf sie darin auch personenbezogene Daten der Schülerinnen, Schüler und Eltern speichern (§ 13 Abs. 3 SchulDSVO), wenn dies erforderlich ist. In diesem Fall muss das Verfahren umfänglich dokumentiert werden und die Schulleiterin oder der Schulleiter ist verpflichtet, eindeutige Regelungen zur Nutzung des Verfahrens für die Lehrkräfte und ggf. andere Nutzerinnen und Nutzer (Dienstanweisung) zu treffen und diese in Kraft zu setzen (Rechenschafts- und Dokumentationspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO i. V. m. Art. 32 DSGVO). 

Ferner ist das digitale Klassenbuch, sofern es sich nicht um die Dokumentation von Fehlzeiten und des erteilten Unterrichts handelt, zwingend durch einen zweiten Sicherungsmechanismus (sog. Zwei-Faktor-Authentisierung - 2FA) vor dem Zugang Unbefugter zu sichern (§ 13 Abs. 2 Nr. 3 SchulDSVO).

Zugang zum digitalen Klassenbuch dürfen nur die in § 6 SchulDSVO genannten sowie die zur Schulsozialarbeit eingesetzten Personen erhalten. Darüber hinaus sind alle Daten zentral (Server der Schule oder des Dienstleisters) abzulegen und dürfen nicht lokal auf Endgeräten gespeichert werden.

Wird das digitale Klassenbuch nicht auf informationstechnischen Geräten der Schule, sondern unter Zuhilfenahme eines Dienstleisters geführt, handelt es sich um Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. In diesem Fall kann die Schulleitung eine solche Datenverarbeitung (unabhängig vom eingesetzten Verfahren) generell nur mit Genehmigung des Bildungsministeriums in Auftrag geben (§ 12 SchulDSVO).

Ergänzend zu den genutzten Funktionen zum Ersatz des papiernen Klassenbuchs bieten die Produkte häufig auch die Möglichkeit, das Lehrkräfte darin persönliche Notizen ablegen und somit die analogen Lehrerkalender in eine digitale Form zu überführen.

Die zum Schuljahr 2022/2023 durch das MBWFK erlassene Änderung der SchulDSVO (siehe Nachrichtenblatt Ausgabe Nr. 6/7/2022 – Schule –)  ermöglicht es auch, losgelöst von digitalen Klassenbüchern, sogenannte digitale Lehrkräftekalender zu führen. Unter welchen Bedingungen dies möglich ist, wird in einem eigenen FAQ-Eintrag erläutert.

Für die E-Mailkommunikation steht allen Lehrkräften eine E-Mailadresse (…@schule-sh.de) für die dienstliche Nutzung zur Verfügung. Die Rahmenbedingungen hierfür wurden in einer Dienstvereinbarung festgelegt und ergeben sich im Übrigen aus der Richtlinie zur Nutzung von Internet und E-Mail vom Januar 2021 sowie dem § 9 Abs. 5 SchulDSVO. Andere, beispielsweise über den Hosting-Anbieter der Schulhomepage (Adressen der Form name@schulname.de) bereitgestellte Mailadressen dürfen zukünftig nicht mehr für die dienstliche Kommunikation verwendet werden. Ausnahme bildet die zwingend erforderliche pädagogische Kommunikation im unterrichtlichen Kontext mit den Schülerinnen und Schülern (bspw. bei der Nutzung von IServ).

Folgende ergänzende Hinweise sind zu beachten:

• Die landesnetzinterne Kommunikation mit personenbezogenen Informationen im Mailtext ist ohne Einschränkungen zulässig. Hierzu gehören neben der Domäne "landsh.de" auch andere, im Landesnetz befindliche E-Mail-Domänen. Eine Übersicht findet sich unter diesem Link (nur aus dem Landesnetz erreichbar!)
• Die Kommunikation mit anderen Personen (extern, Eltern usw.) ist uneingeschränkt zulässig, wenn es sich beim Mailinhalt um organisatorische Belange und allgemeine Informationen handelt.
• Beim Versand von personenbezogenen Informationen muss, abhängig von der Sensibilität und dem Schutzbedarf, ggf. verschlüsselt kommuniziert werden (bspw. verschlüsselte Dokumente im Anhang). Idealerweise wird in solchen Fällen auf andere Kommunikationsformen (Anruf, Gespräch, Brief) zurückgegriffen.
  
• Bei E-Mails, die an mehrere Empfänger gerichtet sind (Rundschreiben etc.), müssen alle Empfänger in Bcc gesetzt werden.
• Keine Weiterleitung auf private Mailadressen
• Keine private Kommunikation über dienstliche Mailadressen
• Keine Speicherung auf nicht genehmigten privaten Endgeräten
• Regelmäßige Bereinigung des Mailaccounts (Nachrichten und Adressbuch, vgl. § 15 SchulDSVO)

• Aktenrelevante Nachrichten sind zur entsprechenden (Schüler-)Akte zu nehmen (vgl. § 7 SchulDSVO)

Zugehörige Dateien
→ DS-Basics_Mailkommunikation [PDF]

§ 6 Abs. 1 SchulDSVO erlaubt dem genannten Personenkreis die Einsichtnahme in die in der Schule gespeicherten Daten. Dies kann aber nur gelten, soweit diese Personen "aktiv" im Unterrichtsbetrieb eingebunden sind. Werden darüber hinausgehend Informationen aus Schülerakten zur Anfertigung von Prüfungsarbeiten o. ä. verwendet, so sollten die Daten der Schülerinnen und Schüler nur mit Einwilligung der Eltern oder der volljährigen Schülerinnen und Schüler personenbezogen genutzt werden. Der § 32 SchulG regelt, dass für Praktika und Prüfungsarbeiten im Rahmen der Lehrkräfteausbildung personenbezogene Daten der Schülerinnen und Schüler sowie Eltern verarbeitet werden dürfen. Hierbei sind die datenschutzrechtlichen Vorgaben zur Einwilligung (Artikel 7 DSGVO), zur Information der Betroffenen (Artikel 13 DSGVO) und hinsichtlich der Datensicherheit (Artikel 32 DSGVO) zu beachten.

Mit Hilfe eines anonymisierten Notenspiegels wird üblicherweise ein Leistungsüberblick (bezogen auf eine Klassenarbeit oder auf die Gesamtleistung in einem Fach) für eine Schulklasse erstellt. Anhand dieser Leistungsübersicht ist nur feststellbar, wie viele Schülerinnen und Schüler einer Klasse welche Noten erreicht haben. Wird der Notenspiegel in der Klasse den Schülerinnen und Schülern oder betroffenen Eltern zur Kenntnis gegeben, werden damit zunächst keine personenbezogenen Daten übermittelt, weil sich kein Bezug zu einzelnen Schülern herleiten lässt. Allerdings kann es besondere Konstallationen geben, bei denen der Notenspiegel in Verbindung mit anderen Informationen doch potenziell eine Zuordnung zur Schülerin/zum Schüler ermöglicht. Daher sollte die Bekanntgabe eines Notenspiegels pädagogisch abgewogen werden und ggf. unterbleiben. Die Bekanntgabe der Durchschnittsnote einer Klassenarbeit ist hier dann eine Alternative. Die Übermittlung/Bekanntgabe von individuellen Noten wird in diesem FAQ-Eintrag behandelt.

Die von Lehrkräften privat beschaffte und bezahlte Software darf unter bestimmten Voraussetzungen auch weiterhin eingesetzt und auf Lehrkräfte-Endgeräten installiert werden. Im Folgenden wird davon ausgegangen, dass es sich um pädagogisch-didaktische Software handelt. Der Einsatz von Schulverwaltungssoftware unterliegt eigenen Regelungen.

In jedem Fall ist der Einsatz der Software ist nur mit Genehmigung der Schulleitung zulässig. Diese prüft und bewertet vorab, ob ein datenschutzkonformer Einsatz möglich ist.

Unproblematisch zulässig ist dies, soweit mit der Software keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Etwa, wenn die Software zur Erstellung von Arbeitsblättern genutzt wird.

Wenn mit dieser Software personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist darauf zu achten, dass die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen für den Einsatz der Software gegeben sind. Die Gesamtverantwortung hierfür trägt gemäß § 2 Abs. 1 SchulDSVO die Schulleitung. Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben liegt aber bei allen in der Schule tätigen Personen.

Ein Anspruch auf Erstattung der Kosten für die Software besteht nicht.

Zur Installation der Software wird auf das Endgeräte FAQ der IQSH-Medienberatung verwiesen, da diese vom Gerät und der jeweiligen Software abhängig ist.