Nach § 13 SchulDSVO dürfen digitale Klassenbücher anstelle von papierenen Klassen- oder Kursbüchern geführt werden. Diese Vorschrift erlaubt es den Schulen, ihre bisher in Papierform geführten Klassenbücher ausschließlich elektronisch zu führen. Eine parallele Führung schließt die Regelung aus.

Entschließt sich eine Schule für die digitale Führung des Klassenbuches und damit zum Einsatz eines elektronischen Verfahrens, darf sie darin auch personenbezogene Daten der Schülerinnen, Schüler und Eltern speichern (§ 13 Abs. 3 SchulDSVO), wenn dies erforderlich ist. In diesem Fall muss das Verfahren umfänglich dokumentiert werden und die Schulleiterin oder der Schulleiter ist verpflichtet, eindeutige Regelungen zur Nutzung des Verfahrens für die Lehrkräfte und ggf. andere Nutzerinnen und Nutzer (Dienstanweisung) zu treffen und diese in Kraft zu setzen (Rechenschafts- und Dokumentationspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO i. V. m. Art. 32 DSGVO). 

Ferner ist das digitale Klassenbuch, sofern es sich nicht um die Dokumentation von Fehlzeiten und des erteilten Unterrichts handelt, zwingend durch einen zweiten Sicherungsmechanismus (sog. Zwei-Faktor-Authentisierung - 2FA) vor dem Zugang Unbefugter zu sichern (§ 13 Abs. 2 Nr. 3 SchulDSVO).

Zugang zum digitalen Klassenbuch dürfen nur die in § 6 SchulDSVO genannten sowie die zur Schulsozialarbeit eingesetzten Personen erhalten. Darüber hinaus sind alle Daten zentral (Server der Schule oder des Dienstleisters) abzulegen und dürfen nicht lokal auf Endgeräten gespeichert werden.

Wird das digitale Klassenbuch nicht auf informationstechnischen Geräten der Schule, sondern unter Zuhilfenahme eines Dienstleisters geführt, handelt es sich um Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. In diesem Fall kann die Schulleitung eine solche Datenverarbeitung (unabhängig vom eingesetzten Verfahren) generell nur mit Genehmigung des Bildungsministeriums in Auftrag geben (§ 12 SchulDSVO).

Ergänzend zu den genutzten Funktionen zum Ersatz des papiernen Klassenbuchs bieten die Produkte häufig auch die Möglichkeit, das Lehrkräfte darin persönliche Notizen ablegen und somit die analogen Lehrerkalender in eine digitale Form zu überführen.

Die zum Schuljahr 2022/2023 durch das MBWFK erlassene Änderung der SchulDSVO (siehe Nachrichtenblatt Ausgabe Nr. 6/7/2022 – Schule –)  ermöglicht es auch, losgelöst von digitalen Klassenbüchern, sogenannte digitale Lehrkräftekalender zu führen. Unter welchen Bedingungen dies möglich ist, wird in einem eigenen FAQ-Eintrag erläutert.

Für die Zulässigkeit eines digitalen Lehrkräftekalenders ist zwischen Angeboten zu unterscheiden, bei denen die Daten lokal auf dem dienstlich bereitgestellten Endgerät der Lehrkraft gespeichert werden und Angeboten, bei denen die Daten online bei einem Auftragsverarbeiter gespeichert werden.

Lokale Speicherung

Lehrkräftekalender, die die Daten lokal auf dem Endgerät der Lehrkraft speichern, können von der Schulleitung genehmigt werden. Die Schulleitung prüft, ob der Lehrkräftekalender datenschutzkonform eingesetzt werden kann und erlässt eine entsprechende Dienstanweisung, die den Umfang und die Grenzen der Nutzung regelt.

Damit die Schulleitung ihrer Prüfpflicht nachkommen kann, ist die Lehrkraft verpflichtet, vor Einsatz des Lehrkräftekalenders die Schulleitung zu informieren und sich die Nutzung genehmigen zu lassen.

Da der Einsatz eines digitalen Lehrkräftekalenders mit einem hohen Prüf- und Dokumentationsaufwand verbunden ist, kann die Schulleitung die Nutzung des Lehrkräftekalenders auf eine bestimmte Anwendung beschränken.

In jedem Fall ist die Nutzung eines Lehrkräftekalenders nur zulässig, wenn der Kalender auf dem dienstlich bereitgestellten oder dienstlich genehmigten Gerät eingesetzt wird und die Speicherung lokal auf dem Gerät erfolgt. Eine Sicherung der Daten bei Onlinediensten ist unzulässig.

Dafür ist sicherzustellen, dass

• ein Cloud-Backup,
• die Synchronisation zwischen Endgeräten und
• die Möglichkeit der Datenweitergabe an andere Lehrkräfte

ausgeschlossen sind.

Zudem müssen dem Schutzbedarf der Daten angemessene Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden. Dazu gehören:

• ein zusätzlicher Passwortschutz für den Lehrkräftekalender
• die Zugangsdaten für das Endgerät und den Lehrkräftekalender müssen sich unterscheiden
• Daten der Anwendungen, Exportdateien und Backups müssen verschlüsselt werden

Der zulässige Umfang der personenbezogenen Daten, die hierfür verarbeitet werden dürfen, ergibt sich aus § 30 Abs. 10 S. 1 SchulG i.V.m. § 13 Abs. 3 bis 5 SchulDSVO.

Hierzu gehören:

• Kontaktdaten,
• Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht und ein rechtmäßig erhobenes Lichtbild,
• Adressdaten, E-Mail-Adressen, Telefon- und vergleichbare Telekommunikationsverbindungen,
• Angaben über für die Beschulung relevante gesundheitliche Beeinträchtigung in codierter Form,
• Angaben zu Nachteilsausgleich, Notenschutz oder einer zurückhaltenden Gewichtung der Rechtschreibleistung,
• persönliche Zwischenbewertungen von Unterrichtsbeiträgen und des allgemeinen Lernverhaltens sowie Zwischennoten für schriftliche Leistungsnachweise,
• Angaben zum Sozialverhalten,
• Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen der Eltern,
• Adressdaten von Ausbildungsbetrieben,
• entschuldigte und unentschuldigte Fehlzeiten des laufenden Schuljahres,
• eine bestehende Attestpflicht,
• die Unterrichtsdokumentation.

Die Fehlzeiten, die Attestpflicht und die Unterrichtsdokumentation gehören grundsätzlich ins Klassenbuch und dürfen im Lehrkräftekalender nur zusätzlich gespeichert werden.

Sofern der Lehrkräftekalender die Möglichkeit bietet, ein Lichtbild der Schülerinnen und Schüler zu verarbeiten, ist zu beachten, dass dies erforderlich sein muss und die Lichtbilder rechtmäßig, d.h. mit Einwilligung gegenüber der Schule, erhoben wurden.

In allen Fällen ist zu beachten, dass nur die Daten verarbeitet werden, die für die Aufgabenerfüllung erforderlich sind (Grundsatz der Datenminimierung).

Für die im Lehrkräftekalender verarbeiteten Daten sind Aufbewahrungs- und Löschfristen zu beachten. Diese sind in § 15 SchulDSVO geregelt. Grundsätzlich gilt, dass Daten gelöscht werden müssen, sobald sie nicht mehr erforderlich sind um einer Aufgabe nachzukommen. Eine Ausnahme gilt für Daten, die für die Dokumentation einer Leistungsbewertung in einem gerichtlichen Verfahren erforderlich sein könnten. Diese müssen nach Ablauf des Schuljahres für zwei Jahre aufbewahrt werden und können auf Aufforderung der Schulleitung auch in der Schulverwaltung gespeichert werden.

Für das oben beschriebe Nutzungsszenario existieren Muster-Dokumentenpakete auf der Medienberatungswebseite des IQSH, die für die datenschutzrechtliche Dokumentation verschiedener Lehrkräftekalender als Vorlagen genutzt werden können.

Online-Speicherung

Unter sehr engen Voraussetzungen ist es zulässig, einen Lehrkräftekalender zu nutzen, bei dem die Daten online bei einem Auftragsverarbeiter gespeichert werden.

Grundsätzlich gelten hier dieselben Rahmenbedingungen wie bei lokal abgespeicherten Lehrkräftekalendern. Insoweit wird zu den Erläuterungen zur lokalen Speicherung verwiesen.

Darüber hinaus ist zu beachten, dass online genutzte Lehrkräftekalender immer eine Auftragsverarbeitung darstellen, soweit der Kalender nicht auf Servern der Schule gehostet wird.

Für die Auftragsverarbeitung muss die Schulleitung einen Auftragsverarbeitungsvertrag unterschreiben. Da es sich bei den Daten in einem Lehrkräftekalender zumindest teilweise um Schulverwaltungsdaten handelt, ist für den Abschluss der Auftragsverarbeitung eine Genehmigung des für Bildung zuständigen Ministeriums erforderlich. Einen Mustergenehmigungsantrag finden Sie auf der Medienberatungswebseite des IQSH.

Diese Genehmigung wird erteilt, wenn die Voraussetzungen des § 13 Abs. 2 und 3 SchulDSVO vorliegen. Dafür muss gewährleistet werden, dass nur die Lehrkraft Zugriff auf den Lehrkräftekalender hat, der er gehört und die Nutzung nur auf dienstlichen Geräten bzw. dienstlich genehmigten Geräten erfolgt. Zudem darf der Zugang zu den in § 13 Abs. 4 SchulDSVO aufgeführten Daten nur unter Nutzung einer 2-Faktor-Authentifizierung erfolgen.

Zu diesen in § 13 Abs. 4 SchulDSVO aufgeführten Daten gehören:

• Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht und ein rechtmäßig erhobenes Lichtbild,
• Adressdaten, E-Mail-Adressen, Telefon- und vergleichbare Telekommunikationsverbindungen,
• Angaben über für die Beschulung relevante gesundheitliche Beeinträchtigung in codierter Form,
• Angaben zu Nachteilsausgleich, Notenschutz oder einer zurückhaltenden Gewichtung der Rechtschreibleistung,
• persönliche Zwischenbewertungen von Unterrichtsbeiträgen und des allgemeinen Lernverhaltens sowie Zwischennoten für schriftliche Leistungsnachweise,
• Angaben zum Sozialverhalten,
• Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen der Eltern,
• Adressdaten von Ausbildungsbetrieben.