Die Elternvertreterinnen und Elternvertreter sind nach § 76 Absatz 1 Schulgesetz (SchulG) ehrenamtlich tätig und nach den §§ 95 und 96 Landesverwaltungsgesetz (LvWG) zur Verschwiegenheit verpflichtet. Weitergehende Ausführungen zum rechtlichen Status der einzelnen Elternvertreterinnen und der Elternvertreter macht das Schulgesetz nicht. Dasselbe gilt für die Gremien (Schulelternbeirat, Kreiselternbeirat, Landeselternbeirat).

Elternvertreterinnen und Elternvertreter nehmen ihre Aufgaben als natürliche Personen wahr.

Sofern es um die Verarbeitung personenbezogener Daten z. B. der Eltern geht, gelten für die Elternvertretungen und die Gremien somit zunächst die Grundsätze der DSGVO.

Artikel 4 Nr. 7 DSGVO definiert die Verantwortlichen für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Danach sind „Verantwortlicher“ die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Damit kann auch eine natürliche Person "Verantwortlicher" im Sinne der DSGVO sein.

Die Schul-Datenschutzverordnung (SchulDSVO) trifft für die personenbezogene Datenverarbeitung in § 16 folgende Regelung

Datenverarbeitung der Elternvertretungen

(1) Die Elternvertretungen verarbeiten personenbezogene Daten eigenständig und eigenverantwortlich entsprechend den datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Die Mitwirkung an der Elternvertretung ist freiwillig; Eltern sind nicht verpflichtet, gegenüber Elternvertretungen personenbezogene Angaben zu machen.

(2) Zur Unterstützung für ihre Arbeit erhalten die Klassenelternbeiräte und der Schulelternbeirat personenbezogene Daten der Eltern und Lehrkräfte gemäß § 9 Absatz 4 von der Schule.

(3) An die Kreiselternbeiräte und an den Landeselternbeirat werden die für ihre Arbeit erforderlichen Namen und Anschriften nicht durch die Schule, sondern gemäß § 15 Absatz 2 der Wahlverordnung für Elternbeiräte vom 7. Mai 2012 (NBl. MBK. Schl.-H. S. 113), geändert durch Verordnung vom 31. Mai 2017 (NBl. MBWK. Schl.-H. S. 176), durch die Schulelternbeiratsvorsitzende oder den Schulelternbeiratsvorsitzenden übermittelt.

Die personenbezogene Datenverarbeitung hat sich somit im Grundsatz nach den Bestimmungen der DSGVO zu richten, da die Elternvertreterinnen und Elternvertreter als natürliche Personen für die personenbezogene Datenverarbeitung "Verantwortlicher" sind.

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten haben die Elternvertreterinnen und Elternvertreter nicht nur die Verschwiegenheitsverpflichtung zu beachten, sondern auch Maßnahmen zu ergreifen, um die von ihnen (elektronisch oder konventionell (Papier)) verarbeiteten personenbezogenen Daten der betroffenen Personen (Daten von Eltern, Schülerinnen und Schülern) vor dem Zugriff und Zugang Unbefugter zu schützen (Artikel 25 Abs. 2 DSGVO).

Ferner haben sie sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen unverzüglich gelöscht/vernichtet werden, wenn diese nicht mehr zur Aufgabenerfüllung benötigt werden (Artikel 25 Abs. 2 Satz 2 DSGVO).

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist für die o. g. Gremien nicht erforderlich. Diese Gremien sind lediglich ein Zusammenschluss natürlicher Personen, deren Aufgabenstellung im Schulgesetz zur unabhängigen Wahrnehmung in eigener Verantwortung definiert ist. Solche Gremien sind in Artikel 37 DSGVO nicht benannt.

Externe Inhalte
→ Infoseite des Bildungsministeriums zur Elternarbeit.

Nach § 14 Landesdatenschutzgesetz (LDSG) darf eine öffentliche Stelle u. a. zur Ausübung des Hausrechts öffentlich zugängliche Räume beobachten und auch unter bestimmten Voraussetzungen Videoaufzeichnungen vornehmen.

Immer häufiger wollen Schulen Videoüberwachung einsetzen, um Sachbeschädigungen oder Diebstähle in und an den Schulgebäuden einzudämmen. Unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten stellt die Videoüberwachung jedoch einen schweren Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen dar.

Aus diesem Grunde sollten vor dem Einsatz solcher Überwachungsanlagen zunächst alle anderen Möglichkeiten geprüft werden, um schädigende Handlungen zu unterbinden. Wenn z. B. immer wieder Diebstähle und Sachbeschädigungen an Fahrrädern auf dem Schulhof festgestellt werden, sollte zunächst geprüft werden, ob die Fahrräder nicht in einem anderen Bereich, beispielsweise unter Fenstern von Unterrichtsräumen, abgestellt werden können, also im Blickfeld der Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler. Finden Diebstähle innerhalb des Schulgebäudes statt, beispielsweise von Kleidungsstücken, die auf den Fluren hängen, so wäre es denkbar, dass die Schülerinnen und Schüler diese mit in die Unterrichtsräume nehmen. Bei vermehrten Vorkommnissen könnte unter pädagogischen Aspekten überlegt werden, die Polizei zu bitten, in den Klassen über die strafrechtlichen Konsequenzen solchen Verhaltens Vorträge zu halten. Auch "Kontrollgänge" im Schulgebäude während der Unterrichtszeit (von Lehrkräften mit Freistunden oder des Gebäudemanagements) dürften nicht ohne Wirkung sein.

Diese Maßnahmen sind datenschutzfreundlicher als die Videoüberwachung und zudem kostengünstiger als die Anschaffung und Wartung von Videoüberwachungsanlagen. Für den Fall einer trotzdem angedachten Videoüberwachung hat das Bildungsministerium eine Bekanntmachung hinsichtlich der Anforderungen herausgegeben (Bekanntmachung vom 25. Juni 2018, NBl. MBWK. Seite 289).

Zugehörige Dateien
→ Checkliste zur Bewertung einer Videoüberwachung [DOCX]

In § 30 Abs. 1 Satz 2 SchulG ist präzise und abschließend aufgeführt, welche Kategorien von Daten von der Schule verarbeitet werden dürfen. Die Details zu den einzelnen Kategorien finden sich in der Anlage 2 der SchulDSVO. Weitere Daten können nur mit Einwilligung des oder der Betroffenen erhoben werden (Artikel 6 Absatz 1 Buchst. a DSGVO). Dies ist aber nur im Einzelfall zulässig. Die Einwilligung darf allerdings nicht genutzt werden, um ein bestehendes Verbot zu umgehen. Eine regelmäßige Erhebung von Daten, die über das Datenprofil von § 30 Abs. 1 SchulG i. V. m. Anlage 2 SchulDSVO hinausgehen, ist unzulässig. Zwar ist die Schriftlichkeit von Einwilligungen nicht mehr explizit vorgeschrieben. Artikel 7 Absatz 1 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt jedoch vom Verantwortlichen den Nachweis, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat. Dies ist im Grundsatz jedoch nur - wie bisher - mit einer Einwilligung in Schriftform möglich. Die Einwilligung kann in papierener oder in elektronischer Form (z. B. per E-Mail) eingeholt werden. Wichtig ist, dass mit der Einholung der Einwilligung auch eine umfassende Information der betroffenen Person nach Artikel 13 DSGVO erfolgt.

Hinweise zur Gestaltung einer Einwilligung sind unten als Download verfügbar. Hinweise zur Erfüllung der Informationspflichten sind auf den Seiten des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz (ULD) unter der Bezeichnung „Datenschutz-Steckbrief“ herunterladbar.

Zugehörige Dateien
→ Hinweise zur Gestaltung + Mustereinwilligung [DOCX]

§ 6 Abs. 1 SchulDSVO erlaubt dem genannten Personenkreis die Einsichtnahme in die in der Schule gespeicherten Daten. Dies kann aber nur gelten, soweit diese Personen "aktiv" im Unterrichtsbetrieb eingebunden sind. Werden darüber hinausgehend Informationen aus Schülerakten zur Anfertigung von Prüfungsarbeiten o. ä. verwendet, so sollten die Daten der Schülerinnen und Schüler nur mit Einwilligung der Eltern oder der volljährigen Schülerinnen und Schüler personenbezogen genutzt werden. Der § 32 SchulG regelt, dass für Praktika und Prüfungsarbeiten im Rahmen der Lehrkräfteausbildung personenbezogene Daten der Schülerinnen und Schüler sowie Eltern verarbeitet werden dürfen. Hierbei sind die datenschutzrechtlichen Vorgaben zur Einwilligung (Artikel 7 DSGVO), zur Information der Betroffenen (Artikel 13 DSGVO) und hinsichtlich der Datensicherheit (Artikel 32 DSGVO) zu beachten.

Grundsätzlich werden Gutachten und Befunde nicht in der Schülerakte abgelegt. Bei einer Pflichtuntersuchung (bspw. Schuleingangsuntersuchung, Feststellung sonderpädagogischer Förderbedarf) darf die untersuchende Stelle der Schule zunächst nur das Ergebnis mitteilen (§ 27 Abs. 4 S. 1 SchulG). Wenn es im Einzelfall für die Beschulung, insbesondere für die individuelle Förderung, erforderlich ist, weitere Daten über Entwicklungsauffälligkeiten und gesundheitliche Beeinträchtigungen zu verarbeiten, dürfen diese Daten dann ergänzend in der Schülerakte gespeichert werden (§ 30 Abs. 1 Nr. 1 SchulG).

Besteht ein sonderpädagogischer Förderbedarf, muss vom Förderzentrum eine separate "sonderpädagogische Schülerakte" angelegt werden. In dieser Akte werden die Gutachten und die weiteren Unterlagen gespeichert. Diese Akte wird ausschließlich im Förderzentrum geführt (§ 7 Abs. 2 SchulDSVO). In der Schülerakte wird nur der von Schule und Förderzentrum erarbeitete Lern-/Förderplan abgelegt (§ 7 Abs. 1 Nr. 5 SchulDSVO).

Im Falle einer inklusiven Beschulung führt diese Schule nur die "normale Schülerakte". Bei einem Schulwechsel verbleibt diese Schülerakte in der bisher besuchten Schule (§ 9 Abs. 1 SchulDSVO).

Wenn ein Wechsel von einem Förderzentrum zum nächsten erfolgt (bei Förderzentren mit eigenen Schülerinnen und Schülern bzw. bei Wechsel der Zuständigkeit), wird die komplette "sonderpädagogische Schülerakte" an das neu zuständige Förderzentrum übergeben (§ 9 Abs. 1 letzter Satz SchulDSVO).

Wenn Eltern auf der Grundlage von § 11 Abs. 4 Schulgesetz am Unterricht teilnehmen, tun sie dies als Privatpersonen. Im Gegensatz zu Elternbeiräten unterliegen sie keinen Verschwiegenheitspflichten. Erlangte Informationen, beispielsweise über den Unterrichtsstil der Lehrkraft, dürften von ihnen festgehalten und anderen Personen bekannt gemacht werden. Natürlich hat die Schule bzw. die betroffene Lehrkraft das Recht, sich gegen unwahre Behauptungen zur Wehr zu setzen.

§ 30 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 SchulG sieht zwar nicht ausdrücklich vor, dass Angaben zur Sorgeberechtigung erhoben und weiterverarbeitet werden dürfen. Der Elternbegriff im Schulgesetz orientiert sich grundsätzlich an der Sorgeberechtigung des Bürgerlichen Gesetzbuches, zählt aber auch weitere Varianten auf (vgl. § 2 Abs. 5 SchulG). Weil die Zahl der Alleinerziehenden oder der Lebensgemeinschaften ohne Trauschein - aber mit gemeinsamen Kindern - zunimmt, spielt die Frage des Sorgerechtes für die Schule eine immer größere Rolle. Davon hängt ab, an wen Schülerdaten weitergegeben werden dürfen.

Das Sorgerecht ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt. Es unterscheidet verschiedene Gruppen von Sorgeberechtigten. Die häufigsten Konstellationen - mit Konsequenzen für die Befugnis, Daten des Kindes an diese Personen weiterzugeben - sind:

1. Zusammen lebende Eltern: Gemeinsames Sorgerecht (§ 1626 BGB) = Mitteilung von Daten an beide Elternteile grundsätzlich zulässig

2. Dauernd getrennt lebende Eltern: Grundsätzlich gemeinsames Sorgerecht, es sei denn, gerichtlich ist etwas anderes geregelt (§ 1671 BGB) = Mitteilung grundsätzlich an beide Elternteile zulässig, aber bei gerichtlicher anderer Entscheidung: Übermittlung nur an den festgelegten Sorgeberechtigten

3. Unverheiratete Partner mit gemeinsamen Kindern (§ 1626a BGB): Gemeinsames Sorgerecht bei Abgabe einer Sorgerechtserklärung des Kindesvaters: Übermittlung an beide Elternteile, ansonsten nur an die Mutter.

Im Aufnahmebogen der Schule kann die Frage nach dem Sorgerecht beispielsweise in folgender Form aufgenommen werden: 

"Bei Alleinerziehenden: Haben Sie das alleinige Sorgerecht? Ja/Nein (Bitte Gerichtsurteil vorlegen)". 

Das Urteil ist keinesfalls zur Schülerakte zu nehmen! Die Vorlage des Nachweises der Sorgeberechtigung kann durch das Schulverwaltungspersonal auf dem Aufnahmebogen vermerkt werden.

"Bei Lebensgemeinschaften: Hat der Vater eine Sorgerechtserklärung abgegeben: Ja/Nein". 

In diesen Fällen kann ebenfalls die Vorlage eines entsprechenden Nachweises erbeten werden. Auch dieser Nachweis ist nicht zur Schülerakte zu nehmen! Liegt keine Sorgerechtserklärung vor, wollen aber beide Lebenspartner über die schulischen Leistungen des gemeinsamen Kindes informiert werden, ist die schriftliche Einverständniserklärung der Mutter erforderlich. Diese ist dann zur Schülerakte zu nehmen.