§ 9 Abs. 1 SchulDSVO legt fest, dass die Übersendung der gesamten Schülerakte nur auf Anforderung der aufnehmenden Schule, nur zur kurzfristigen Einsichtnahme, nur im Einzelfall und wenn es die besonderen Umstände des Schulwechsels erforderlich machen, zulässig ist. Dies bedeutet, dass im Regelfall - insbesondere beim Wechsel von der Grundschule an die weiterführende Schule - keine Schülerakte übersandt werden darf. Hintergrund dieser Regelung ist, dass die aufnehmende Schule die (Grund)Daten direkt bei den Eltern erheben soll, damit das Kind unbelastet die neue Schullaufbahn beginnen kann. Können die Eltern bestimmte notwendige Informationen nicht beibringen, kann die aufnehmende Schule diese Daten (z. B. Kopien der letzten Zeugnisse) bei der bisherigen Schule anfordern (§ 9 Abs. 1 Nr. 1 bis 6 SchulDSVO).

Das Verbot der automatischen (proaktiven) Aktenübersendung bei einem Schulwechsel kann nicht mit einer Einwilligungserklärung der Eltern umgangen werden.

Die teilweise vorherrschende Praxis, die Akten nach Verlassen der Grundschule unaufgefordert den weiterführenden Schulen zu übersenden, ist damit unzulässig. Genauso verhält es sich, wenn die weiterführenden Schulen diese Akten bei den Grundschulen pauschal anfordern. 

Grundsätzlich werden Gutachten und Befunde nicht in der Schülerakte abgelegt. Bei einer Pflichtuntersuchung (bspw. Schuleingangsuntersuchung, Feststellung sonderpädagogischer Förderbedarf) darf die untersuchende Stelle der Schule zunächst nur das Ergebnis mitteilen (§ 27 Abs. 4 S. 1 SchulG). Wenn es im Einzelfall für die Beschulung, insbesondere für die individuelle Förderung, erforderlich ist, weitere Daten über Entwicklungsauffälligkeiten und gesundheitliche Beeinträchtigungen zu verarbeiten, dürfen diese Daten dann ergänzend in der Schülerakte gespeichert werden (§ 30 Abs. 1 Nr. 1 SchulG).

Besteht ein sonderpädagogischer Förderbedarf, muss vom Förderzentrum eine separate "sonderpädagogische Schülerakte" angelegt werden. In dieser Akte werden die Gutachten und die weiteren Unterlagen gespeichert. Diese Akte wird ausschließlich im Förderzentrum geführt (§ 7 Abs. 2 SchulDSVO). In der Schülerakte wird nur der von Schule und Förderzentrum erarbeitete Lern-/Förderplan abgelegt (§ 7 Abs. 1 Nr. 5 SchulDSVO).

Im Falle einer inklusiven Beschulung führt diese Schule nur die "normale Schülerakte". Bei einem Schulwechsel verbleibt diese Schülerakte in der bisher besuchten Schule (§ 9 Abs. 1 SchulDSVO).

Wenn ein Wechsel von einem Förderzentrum zum nächsten erfolgt (bei Förderzentren mit eigenen Schülerinnen und Schülern bzw. bei Wechsel der Zuständigkeit), wird die komplette "sonderpädagogische Schülerakte" an das neu zuständige Förderzentrum übergeben (§ 9 Abs. 1 letzter Satz SchulDSVO).