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Wann müssen personenbezogene Daten in der Schulverwaltung und bei Lehrkräften gelöscht werden?

In der Schule werden regelmäßig personenbezogene Daten über Schülerinnen und Schüler sowie Eltern verarbeitet. Dies passiert sowohl in der Schulverwaltung (Schülerakte, Schulverwaltungssoftware, schulorganisatorische Belange etc.) als auch durch Lehrkräfte (persönliche Notizen über das Leistungs- und Sozialverhalten, Noten, Zeugnisentwürfe, Kontaktlisten etc.). Aus Datenschutzsicht ist es dabei unerheblich, ob die Daten digital oder in Papierform vorliegen.

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO - EU-Verordnung 2016/679) versteht unter Verarbeitung „jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten...". Hierzu gehört auch das Löschen oder die Vernichtung (Artikel 4 Nr. 2).

Verarbeitung passiert kontinuierlich über die gesamte Verweildauer von SuS, bspw. bei der Aufnahme an der Schule, Versetzungen, Abschlussprüfungen und im regulären Schulbetrieb. Hinzu kommen weitere Dokumente, beispielsweise im Rahmen von schulärztlichen Untersuchungen, bei inklusiv beschulten SuS oder im Rahmen des Nachteilsausgleichs. Alle Dokumente mit Relevanz für das Schulverhältnis müssen ordnungsgemäß abgelegt werden - bei aktiven SuS üblicherweise in der Schulverwaltung (Sekretariat), nach Entlassung in einem zur Schule gehörenden Aktenaufbewahrungsraum. Damit Informationen schnell und vollständig gefunden werden können und die aus der DSGVO hervorgehenden Rechenschafts- und Dokumentationspflichten erfüllt sowie die Betroffenenrechte nach Artikel 15 - 22 DSGVO gewahrt werden können, muss die Schule ein datenschutzkonformes Speicher- und Löschkonzept vorweisen und umsetzen.

Der Grundsatz für die Löschung/Aufbewahrung von personenbezogenen Daten lautet: "Daten sind zu löschen, sofern Sie für die konkrete Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, eine gesetzliche Vorschrift schreibt eine längere Aufbewahrungszeit/längere Löschfrist vor." (Artikel 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO sowie § 10 Abs. 1 Satz 6 SchulDSVO).

Für die Schulverwaltung regelt der § 10 der Schuldatenschutzverordnung die besonderen Löschfristen abschließend. Da für die verschiedenen in Schule anfallenden Unterlagen auch unterschiedliche Löschfristen festgelegt sind, bedarf es einer daran angepassten Schriftgutverwaltung, um bspw. am Schuljahresende einfach und schnell Unterlagen sortiert nach ihren Löschfristen in den Aktenaufbewahrungsraum zu überführen bzw. dort gelagerte Unterlagen dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten bzw. diese, bei Verzicht auf das Anbieten (Klärung mit dem zuständigen Kommunalarchiv im Vorwege), datenschutzkonform zu löschen (siehe dieser FAQ-Eintrag). Ein mögliches Verfahren und weitere Informationen zur Schriftgutverwaltung sind der beigefügten Datei zu entnehmen.

Für Lehrkräfte erfolgt die Regelung durch den § 15 SchulDSVO. Hiernach sind - dem Grundsatz der DSGVO folgend - Unterlagen ebenfalls unverzüglich, datenschutzkonform zu löschen, sobald sie für die konkrete Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind. Einzige Ausnahme sind Unterlagen, die zur Dokumentation von Leistungsbewertungen in gerichtlichen Verfahren notwendig sein können. Diese sind noch 2 Jahre über das Schuljahresende hinaus aufzubewahren.

Zugehörige Dateien
→ Hinweise zur Schriftgutverwaltung - Muster für ein Ablage- und Löschkonzept [PDF]

Tags →  @Dokumentationspflichten, →  @Handreichungen, Muster und Checklisten, →  @Löschung und Aufbewahrung, → #Sonderpädagogische Akte, → #Schülerakte, → #Aktenvernichtung, → #Archiv.
Stand 14.10.2022 16:13:26 [9046] → PermaLink


Unter welchen Voraussetzungen dürfen Schülerakten (insbesondere bei einem Schulwechsel) an eine andere Schule übersandt werden?

§ 9 Abs. 1 SchulDSVO legt fest, dass die Übersendung der gesamten Schülerakte nur auf Anforderung der aufnehmenden Schule, nur zur kurzfristigen Einsichtnahme, nur im Einzelfall und wenn es die besonderen Umstände des Schulwechsels erforderlich machen, zulässig ist. Dies bedeutet, dass im Regelfall - insbesondere beim Wechsel von der Grundschule an die weiterführende Schule - keine Schülerakte übersandt werden darf. Hintergrund dieser Regelung ist, dass die aufnehmende Schule die (Grund)Daten direkt bei den Eltern erheben soll, damit das Kind unbelastet die neue Schullaufbahn beginnen kann. Können die Eltern bestimmte notwendige Informationen nicht beibringen, kann die aufnehmende Schule diese Daten (z. B. Kopien der letzten Zeugnisse) bei der bisherigen Schule anfordern (§ 9 Abs. 1 Nr. 1 bis 6 SchulDSVO).

Das Verbot der automatischen (proaktiven) Aktenübersendung bei einem Schulwechsel kann nicht mit einer Einwilligungserklärung der Eltern umgangen werden.

Die teilweise vorherrschende Praxis, die Akten nach Verlassen der Grundschule unaufgefordert den weiterführenden Schulen zu übersenden, ist damit unzulässig. Genauso verhält es sich, wenn die weiterführenden Schulen diese Akten bei den Grundschulen pauschal anfordern. 

Tags →  @Datenübermittlung, → #Schulwechsel, → #Schülerakte.
Stand 06.09.2022 15:22:48 [6147] → PermaLink