§ 9 Abs. 1 SchulDSVO legt fest, dass die Übersendung der gesamten Schülerakte nur auf Anforderung der aufnehmenden Schule, nur zur kurzfristigen Einsichtnahme, nur im Einzelfall und wenn es die besonderen Umstände des Schulwechsels erforderlich machen, zulässig ist. Dies bedeutet, dass im Regelfall - insbesondere beim Wechsel von der Grundschule an die weiterführende Schule - keine Schülerakte übersandt werden darf. Hintergrund dieser Regelung ist, dass die aufnehmende Schule die (Grund)Daten direkt bei den Eltern erheben soll, damit das Kind unbelastet die neue Schullaufbahn beginnen kann. Können die Eltern bestimmte notwendige Informationen nicht beibringen, kann die aufnehmende Schule diese Daten (z. B. Kopien der letzten Zeugnisse) bei der bisherigen Schule anfordern (§ 9 Abs. 1 Nr. 1 bis 6 SchulDSVO).

Das Verbot der automatischen (proaktiven) Aktenübersendung bei einem Schulwechsel kann nicht mit einer Einwilligungserklärung der Eltern umgangen werden.

Die teilweise vorherrschende Praxis, die Akten nach Verlassen der Grundschule unaufgefordert den weiterführenden Schulen zu übersenden, ist damit unzulässig. Genauso verhält es sich, wenn die weiterführenden Schulen diese Akten bei den Grundschulen pauschal anfordern.