Seit 25.05.2018 gelten die Vorschriften der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die umfassende Informationspflichten der verantwortlichen Stellen gegenüber den betroffenen Personen vorschreiben.

Sofern Schulen eigene Webseiten betreiben, sind sie verpflichtet, entsprechende Datenschutzerklärungen zu veröffentlichen.

Die Datenschutzerklärungen müssen auf die jeweiligen Verhältnisse der Webseite abgestellt werden. Daher kann in dieser FAQ kein allgemein anzuwendendes Muster mit vorgefertigten Formulierungen bereitgestellt werden.

Beigefügt sind als Unterstützung

• Hinweise zu den Informationspflichten im Allgemeinen und im Zusammenhang mit einem Webauftritt (Link zum ULD).
• Ein Muster für eine Datenschutzerklärung (s.u.) und ein Impressum (s.u.) einer statischen Schulhomepage, die maximal ein Kontaktformular zur Interaktion enthält.
• eine Checkliste (s.u.), mit deren Hilfe wichtige Punkte geprüft werden können. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Die möglicherweise erforderlichen weiteren Informationen zur Datenverarbeitung müssen an die tatsächlichen Verhältnisse der Webseite angepasst werden.

Bei der Gestaltung einer Schulhomepage sollten folgende Punkte beachtet werden: 

Technische Realisierung:

• Hosting bei einem Provider innerhalb Deutschlands/der EU (Auftragsverarbeitung).
• DSGVO-konforme Datenschutzhinweise, korrektes Impressum.
• Datenschutzhinweise und Impressum müssen von der Startseite und allen Unterseiten direkt erreichbar sein.
• Keine Cookies außer der sog. Sessioncookies (technisch notwendig).
• Cookie-Hinweis muss beim Aufruf der Seite erscheinen (Pop-Up).
• Keine Nutzung von Google-Fonts, sondern von auf dem Webserver lokal gespeicherten Schriftarten
• Kein Einsatz von Analysetools wie Google-Analytics o.ä.
• Nutzungsauswertung/Analyse darf maximal lokal erfolgen (bspw. durch Matomo)

Unzulässige Inhalte auf einer Schulhomepage (kein Anspruch auf Vollständigkeit) sind:

• Fotos/Bilder/Grafiken/Namensnennungen, für die keine Einwilligung zur Veröffentlichung vorliegt bzw. nicht mehr nachgewiesen werden kann. (bspw. Bilder von SuS, die bereits die Schule verlassen haben und deren Schülerakte gelöscht wurde)
• Gleiches gilt für Kontaktlisten
• Fotos aus anderen Quellen, für die keine Nutzungsrechte bestehen (Urheberrecht)
• Eingebettete Videos, die einen Player eines nicht datenschutzkonformen Anbieters nutzen
• Plugins/Like-Buttons von Sozialen Netzwerken oder Streamingdiensten/Videoportalen

Anfahrtsbeschreibungen sollten, wenn erforderlich, mit Openstreetmap als OpenSource-Alternative realisiert werden.

Veröffentlichung von Namen, Kontaktdaten

• Namensnennungen und Angaben privater Telefonnummern oder Mailadressen von
  Kolleginnen und Kollegen dürfen nur erfolgen, wenn hierfür die Einwilligungen vorliegen.
• Dies gilt nicht für
  • die Schulleitung (Funktionsträger)
  • Ansprechpartner anderer Behörden, deren Daten im Internet bereits veröffentlicht sind
  • dienstliche Telefonnummern

Zugehörige Dateien
→ Muster Datenschutzerklärung [DOCX]
→ Muster Impressum [DOCX]
→ Checkliste Schulhomepage [PDF]

Nach § 14 Landesdatenschutzgesetz (LDSG) darf eine öffentliche Stelle u. a. zur Ausübung des Hausrechts öffentlich zugängliche Räume beobachten und auch unter bestimmten Voraussetzungen Videoaufzeichnungen vornehmen.

Immer häufiger wollen Schulen Videoüberwachung einsetzen, um Sachbeschädigungen oder Diebstähle in und an den Schulgebäuden einzudämmen. Unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten stellt die Videoüberwachung jedoch einen schweren Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen dar.

Aus diesem Grunde sollten vor dem Einsatz solcher Überwachungsanlagen zunächst alle anderen Möglichkeiten geprüft werden, um schädigende Handlungen zu unterbinden. Wenn z. B. immer wieder Diebstähle und Sachbeschädigungen an Fahrrädern auf dem Schulhof festgestellt werden, sollte zunächst geprüft werden, ob die Fahrräder nicht in einem anderen Bereich, beispielsweise unter Fenstern von Unterrichtsräumen, abgestellt werden können, also im Blickfeld der Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler. Finden Diebstähle innerhalb des Schulgebäudes statt, beispielsweise von Kleidungsstücken, die auf den Fluren hängen, so wäre es denkbar, dass die Schülerinnen und Schüler diese mit in die Unterrichtsräume nehmen. Bei vermehrten Vorkommnissen könnte unter pädagogischen Aspekten überlegt werden, die Polizei zu bitten, in den Klassen über die strafrechtlichen Konsequenzen solchen Verhaltens Vorträge zu halten. Auch "Kontrollgänge" im Schulgebäude während der Unterrichtszeit (von Lehrkräften mit Freistunden oder des Gebäudemanagements) dürften nicht ohne Wirkung sein.

Diese Maßnahmen sind datenschutzfreundlicher als die Videoüberwachung und zudem kostengünstiger als die Anschaffung und Wartung von Videoüberwachungsanlagen. Für den Fall einer trotzdem angedachten Videoüberwachung hat das Bildungsministerium eine Bekanntmachung hinsichtlich der Anforderungen herausgegeben (Bekanntmachung vom 25. Juni 2018, NBl. MBWK. Seite 289).

Zugehörige Dateien
→ Checkliste zur Bewertung einer Videoüberwachung [DOCX]

Mit Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung am 25.05.2018 wurden alle öffentlichen Stellen verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bennen. Das Bildungsministerium hat in Abstimmung mit der Aufsichtsbehörde entschieden, hierfür eine zentrale Position im Ministerium zu schaffen. Somit existiert für allle öffentlichen Schulen ein zentraler Ansprechpartner, der auch alleinig an die Aufsichtsbehörde gemeldet wurde.

Schulen benennen daher keinen eigenen Datenschutzbeauftragten gegenüber der Aufsichtsbehörde (ULD).

Nichtsdestotrotz ist es empfehlenswert, eigene Datenschutzkompetenz an Schule aufzubauen und ggf. einen weiteren Ansprechpartner neben der nach § 2 Schuldatenschutzverordnung (SchulDSVO) für die Organisation und Einhaltung des Datenschutzes verantwortliche Schulleitung zu haben. Diese Datenschutzkoordinatoren können dann auch als Bindeglied zum zentralen Datenschutzbeauftragten für die öffentlichen Schulen fungieren.

In allen Belangen, bei denen die Nennung des Datenschutzbeauftragten erforderlich ist (bspw. Datenschutzhinweise auf der Schulhomepage, Anmeldeformulare, Einwilligungen gegenüber der Schule etc.) sind folgende Angaben aufzunehmen:

Die/Der Datenschutzbeauftragte der Schule ist

Zentraler Datenschutzbeauftragter des Bildungsministeriums für die öffentlichen Schulen
DatenschutzbeauftragterSchule@bimi.landsh.de
Telefon: +49 431 988 2452

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind insbesondere:

• Ansprechpartner in Datenschutzfragen für alle an Schule Beteiligten
  
• Beratung auf Anfrage
• Durchführung von Schulungen und Sensibilisierungsveranstaltungen (bspw. Schulentwicklungstage, IQSH-Fortbildungen)
• Bereitsstellung von allgemeinen Informationen zum Datenschutz (dieses Infoportal, Muster, Handreichungen etc.)
• Unterstützung bei der Kommunikation mit der Aufsichtsbehörde im Falle von Datenpannen
• Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
• Überprüfung der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften und Vorgaben
  
  

Zugehörige Dateien
→ Informationen des Bildungsministeriums zum Inkrafttreten der DSGVO [PDF]

In § 30 Abs. 1 Satz 2 SchulG ist präzise und abschließend aufgeführt, welche Kategorien von Daten von der Schule verarbeitet werden dürfen. Die Details zu den einzelnen Kategorien finden sich in der Anlage 2 der SchulDSVO. Weitere Daten können nur mit Einwilligung des oder der Betroffenen erhoben werden (Artikel 6 Absatz 1 Buchst. a DSGVO). Dies ist aber nur im Einzelfall zulässig. Die Einwilligung darf allerdings nicht genutzt werden, um ein bestehendes Verbot zu umgehen. Eine regelmäßige Erhebung von Daten, die über das Datenprofil von § 30 Abs. 1 SchulG i. V. m. Anlage 2 SchulDSVO hinausgehen, ist unzulässig. Zwar ist die Schriftlichkeit von Einwilligungen nicht mehr explizit vorgeschrieben. Artikel 7 Absatz 1 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt jedoch vom Verantwortlichen den Nachweis, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat. Dies ist im Grundsatz jedoch nur - wie bisher - mit einer Einwilligung in Schriftform möglich. Die Einwilligung kann in papierener oder in elektronischer Form (z. B. per E-Mail) eingeholt werden. Wichtig ist, dass mit der Einholung der Einwilligung auch eine umfassende Information der betroffenen Person nach Artikel 13 DSGVO erfolgt.

Hinweise zur Gestaltung einer Einwilligung sind unten als Download verfügbar. Hinweise zur Erfüllung der Informationspflichten sind auf den Seiten des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz (ULD) unter der Bezeichnung „Datenschutz-Steckbrief“ herunterladbar.

Zugehörige Dateien
→ Hinweise zur Gestaltung + Mustereinwilligung [DOCX]