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Was ist bei der E-Mail-Kommunikation zwischen Kolleginnen und Kollegen sowie mit Eltern und Schülerinnen/Schülern zu beachten?

Für die E-Mailkommunikation steht allen Lehrkräften eine E-Mailadresse (…@schule-sh.de) für die dienstliche Nutzung zur Verfügung. Die Rahmenbedingungen hierfür wurden in einer Dienstvereinbarung festgelegt und ergeben sich im Übrigen aus der Richtlinie zur Nutzung von Internet und E-Mail vom Januar 2021 sowie dem § 9 Abs. 5 SchulDSVO. Andere, beispielsweise über den Hosting-Anbieter der Schulhomepage (Adressen der Form name@schulname.de) bereitgestellte Mailadressen dürfen zukünftig nicht mehr für die dienstliche Kommunikation verwendet werden. Ausnahme bildet die zwingend erforderliche pädagogische Kommunikation im unterrichtlichen Kontext mit den Schülerinnen und Schülern (bspw. bei der Nutzung von IServ).

Folgende ergänzende Hinweise sind zu beachten:

  • Die landesnetzinterne Kommunikation mit personenbezogenen Informationen im Mailtext ist ohne Einschränkungen zulässig. Hierzu gehören neben der Domäne "landsh.de" auch andere, im Landesnetz befindliche E-Mail-Domänen. Eine Übersicht findet sich unter diesem Link (nur aus dem Landesnetz erreichbar!)
  • Die Kommunikation mit anderen Personen (extern, Eltern usw.) ist uneingeschränkt zulässig, wenn es sich beim Mailinhalt um organisatorische Belange und allgemeine Informationen handelt.
  • Beim Versand von personenbezogenen Informationen muss, abhängig von der Sensibilität und dem Schutzbedarf, ggf. verschlüsselt kommuniziert werden (bspw. verschlüsselte Dokumente im Anhang). Idealerweise wird in solchen Fällen auf andere Kommunikationsformen (Anruf, Gespräch, Brief) zurückgegriffen.
  • Bei E-Mails, die an mehrere Empfänger gerichtet sind (Rundschreiben etc.), müssen alle Empfänger in Bcc gesetzt werden.
  • Keine Weiterleitung auf private Mailadressen
  • Keine private Kommunikation über dienstliche Mailadressen
  • Keine Speicherung auf nicht genehmigten privaten Endgeräten
  • Regelmäßige Bereinigung des Mailaccounts (Nachrichten und Adressbuch, vgl. § 15 SchulDSVO)
  • Aktenrelevante Nachrichten sind zur entsprechenden (Schüler-)Akte zu nehmen (vgl. § 7 SchulDSVO)

Zugehörige Dateien
→ DS-Basics_Mailkommunikation [PDF]

Tags →  @Datensicherheit und Datenpannen, →  @Datenübermittlung, → #E-Mail, → #Eltern, → #Kommunikation, → #Lehrkräfte.
Stand 28.03.2023 11:39:06 [8508] → PermaLink