Für die E-Mailkommunikation steht allen Lehrkräften eine E-Mailadresse (…@schule-sh.de) für die dienstliche Nutzung zur Verfügung. Die Rahmenbedingungen hierfür wurden in einer Dienstvereinbarung festgelegt und ergeben sich im Übrigen aus der Richtlinie zur Nutzung von Internet und E-Mail vom Januar 2021 sowie dem § 9 Abs. 5 SchulDSVO. Andere, beispielsweise über den Hosting-Anbieter der Schulhomepage (Adressen der Form name@schulname.de) bereitgestellte Mailadressen dürfen zukünftig nicht mehr für die dienstliche Kommunikation verwendet werden. Ausnahme bildet die zwingend erforderliche pädagogische Kommunikation im unterrichtlichen Kontext mit den Schülerinnen und Schülern (bspw. bei der Nutzung von IServ).

Folgende ergänzende Hinweise sind zu beachten:

• Die landesnetzinterne Kommunikation mit personenbezogenen Informationen im Mailtext ist ohne Einschränkungen zulässig. Hierzu gehören neben der Domäne "landsh.de" auch andere, im Landesnetz befindliche E-Mail-Domänen. Eine Übersicht findet sich unter diesem Link (nur aus dem Landesnetz erreichbar!)
• Die Kommunikation mit anderen Personen (extern, Eltern usw.) ist uneingeschränkt zulässig, wenn es sich beim Mailinhalt um organisatorische Belange und allgemeine Informationen handelt.
• Beim Versand von personenbezogenen Informationen muss, abhängig von der Sensibilität und dem Schutzbedarf, ggf. verschlüsselt kommuniziert werden (bspw. verschlüsselte Dokumente im Anhang). Idealerweise wird in solchen Fällen auf andere Kommunikationsformen (Anruf, Gespräch, Brief) zurückgegriffen.
  
• Bei E-Mails, die an mehrere Empfänger gerichtet sind (Rundschreiben etc.), müssen alle Empfänger in Bcc gesetzt werden.
• Keine Weiterleitung auf private Mailadressen
• Keine private Kommunikation über dienstliche Mailadressen
• Keine Speicherung auf nicht genehmigten privaten Endgeräten
• Regelmäßige Bereinigung des Mailaccounts (Nachrichten und Adressbuch, vgl. § 15 SchulDSVO)

• Aktenrelevante Nachrichten sind zur entsprechenden (Schüler-)Akte zu nehmen (vgl. § 7 SchulDSVO)

Zugehörige Dateien
→ DS-Basics_Mailkommunikation [PDF]

Eltern müssen die Möglichkeit haben, Kontakt zu den Lehrkräften herzustellen, die ihre Kinder unterrichten. Die Schule muss deshalb sicherstellen, dass dies möglich ist.

Allerdings ist eine Übermittlung von Adressdaten der Lehrkräfte (wozu auch die Telefonnummern gehören) nach § 9 Abs. 4 SchulDSVO nur an die Klassenelternbeiräte zulässig und nur dann, wenn die Lehrkräfte in die Übermittlung vorher eingewilligt haben (idealerweise schriftlich - Nachweisbarkeit). Es empfiehlt sich deshalb seitens der Schulleitung unmittelbar nach der Zusammenstellung der Klassen, die unterrichtenden Lehrkräfte zu fragen, ob sie mit der Übermittlung ihrer privaten Adress- und Telefondaten einverstanden sind. Nach der Wahl der Elternvertretung können diese Daten unmittelbar an den Klassenelternbeirat übermittelt werden, von dem die Eltern die Informationen dann bei Bedarf erhalten.

Wenn Eltern auf der Grundlage von § 11 Abs. 4 Schulgesetz am Unterricht teilnehmen, tun sie dies als Privatpersonen. Im Gegensatz zu Elternbeiräten unterliegen sie keinen Verschwiegenheitspflichten. Erlangte Informationen, beispielsweise über den Unterrichtsstil der Lehrkraft, dürften von ihnen festgehalten und anderen Personen bekannt gemacht werden. Natürlich hat die Schule bzw. die betroffene Lehrkraft das Recht, sich gegen unwahre Behauptungen zur Wehr zu setzen.

Oft wird zum Schuljahresbeginn in den Klassen, meist beim ersten Elternabend, eine Telefonliste/E-Mailliste verteilt, um die Kontaktaufnahme der Eltern untereinander zu ermöglichen bzw. die Weitergabe von Informationen über Stundenausfall oder andere Ereignisse zu erleichtern.

Die Daten für eine solche Kontaktliste werden meistens von den Schulen anhand der Klassenliste erstellt und dann von den Lehrkräften verteilt. Hierbei handelt es sich seitens der Schule um eine Datenübermittlung an private Stellen (die Eltern), die der schriftlichen Einwilligung der Eltern bedarf.

Für eine solche Liste reicht es aus, die Namen der Schülerinnen und Schüler sowie die Telefonnummer(n) und die E-Mail-Adresse zu erfassen. Die Einwilligung der Eltern kann bereits mit der Anmeldung des Kindes zum Schulbesuch eingeholt werden. So ist es der Schulverwaltung möglich, bereits bei der Zusammenstellung der Klasse und der Erstellung der schulverwaltungsinternen Klassenliste die Telefonliste gleich mit anzufertigen.

Wenn eine Schule standardmäßig Vertretungspläne auf der Schulhomepage veröffentlicht und über sonstige unvorhergesehene Ereignisse über die Schulhomepage informiert, ist zu prüfen, ob eine solche Kontaktliste (noch) erforderlich ist. Bei der Prüfung der Erforderlichkeit ist insbesondere der Grundsatz der Datenminimierung (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO) zu beachten. Darüber hinaus wird die Schulverwaltung von Arbeit (Erstellen der Kontaktlisten) entlastet.

Eine Übermittlung dieser Informationen darf an Eltern volljähriger Schülerinnen und Schüler nur erfolgen, soweit die Schülerinnen und Schüler einer solchen Datenübermittlung nicht generell oder im Einzelfall widersprechen. Die Schülerinnen und Schüler sind auf das Widerspruchsrecht rechtzeitig, im Regelfall zu Beginn des Schuljahres, in dem das 18. Lebensjahr vollendet wird, schriftlich hinzuweisen. Erheben sie Widerspruch, sind die Eltern hierüber zu unterrichten (vgl. § 31 SchulG).