Seit 25.05.2018 gelten die Vorschriften der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die umfassende Informationspflichten der verantwortlichen Stellen gegenüber den betroffenen Personen vorschreiben.

Sofern Schulen eigene Webseiten betreiben, sind sie verpflichtet, entsprechende Datenschutzerklärungen zu veröffentlichen.

Die Datenschutzerklärungen müssen auf die jeweiligen Verhältnisse der Webseite abgestellt werden. Daher kann in dieser FAQ kein allgemein anzuwendendes Muster mit vorgefertigten Formulierungen bereitgestellt werden.

Beigefügt sind als Unterstützung

• Hinweise zu den Informationspflichten im Allgemeinen und im Zusammenhang mit einem Webauftritt (Link zum ULD).
• Ein Muster für eine Datenschutzerklärung (s.u.) und ein Impressum (s.u.) einer statischen Schulhomepage, die maximal ein Kontaktformular zur Interaktion enthält.
• eine Checkliste (s.u.), mit deren Hilfe wichtige Punkte geprüft werden können. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Die möglicherweise erforderlichen weiteren Informationen zur Datenverarbeitung müssen an die tatsächlichen Verhältnisse der Webseite angepasst werden.

Bei der Gestaltung einer Schulhomepage sollten folgende Punkte beachtet werden: 

Technische Realisierung:

• Hosting bei einem Provider innerhalb Deutschlands/der EU (Auftragsverarbeitung).
• DSGVO-konforme Datenschutzhinweise, korrektes Impressum.
• Datenschutzhinweise und Impressum müssen von der Startseite und allen Unterseiten direkt erreichbar sein.
• Keine Cookies außer der sog. Sessioncookies (technisch notwendig).
• Cookie-Hinweis muss beim Aufruf der Seite erscheinen (Pop-Up).
• Keine Nutzung von Google-Fonts, sondern von auf dem Webserver lokal gespeicherten Schriftarten
• Kein Einsatz von Analysetools wie Google-Analytics o.ä.
• Nutzungsauswertung/Analyse darf maximal lokal erfolgen (bspw. durch Matomo)

Unzulässige Inhalte auf einer Schulhomepage (kein Anspruch auf Vollständigkeit) sind:

• Fotos/Bilder/Grafiken/Namensnennungen, für die keine Einwilligung zur Veröffentlichung vorliegt bzw. nicht mehr nachgewiesen werden kann. (bspw. Bilder von SuS, die bereits die Schule verlassen haben und deren Schülerakte gelöscht wurde)
• Gleiches gilt für Kontaktlisten
• Fotos aus anderen Quellen, für die keine Nutzungsrechte bestehen (Urheberrecht)
• Eingebettete Videos, die einen Player eines nicht datenschutzkonformen Anbieters nutzen
• Plugins/Like-Buttons von Sozialen Netzwerken oder Streamingdiensten/Videoportalen

Anfahrtsbeschreibungen sollten, wenn erforderlich, mit Openstreetmap als OpenSource-Alternative realisiert werden.

Veröffentlichung von Namen, Kontaktdaten

• Namensnennungen und Angaben privater Telefonnummern oder Mailadressen von
  Kolleginnen und Kollegen dürfen nur erfolgen, wenn hierfür die Einwilligungen vorliegen.
• Dies gilt nicht für
  • die Schulleitung (Funktionsträger)
  • Ansprechpartner anderer Behörden, deren Daten im Internet bereits veröffentlicht sind
  • dienstliche Telefonnummern

Zugehörige Dateien
→ Muster Datenschutzerklärung [DOCX]
→ Muster Impressum [DOCX]
→ Checkliste Schulhomepage [PDF]

An Schulen wird häufig der Wunsch geäußert, Foto- oder Videoaufnahmen von Schülerinnen und Schülern anzufertigen und diese zu verschiedensten Zwecken zu nutzen. Anlässe können hier beispielsweise Einschulungs- oder Entlassungsfeiern, Projektwochen, Wettbewerbe, Klassenfahrten sowie auch schulöffentliche Aufführungen von Orchestern oder Theatergruppen sein. Ebenso sind die verfolgten Zwecke vielseitig. Hier sind beispielsweise der Aushang von Fotos in Klassenräumen oder im Schulgebäude, die Veröffentlichung auf der Schulwebseite, die Weitergabe an Eltern, die Erstellung von Jahrbüchern, die Speicherung im Schulverwaltungsprogramm oder einem digitalen Klassenbuch sowie die Erstellung von „Erinnerungsfotos“ durch Eltern zu nennen.

Für eine Bewertung der Zulässigkeit solcher Aufnahmen ist in erster Linie folgende Frage zu beantworten:

Wer fotografiert wen, zu welchem Anlass und zu welchem Zweck?

Hinsichtlich des Fotografierens im Schulbereich sind neben dem Schulgesetz (SchulG) und der Schul-Datenschutzverordnung (SchulDSVO) auch die Regelungen in der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und ggf. des Kunsturhebergesetzes („Recht am eigenen Bild“) zu beachten.

Der zulässige Datenumfang für Verarbeitungen von personenbezogenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern im Rahmen des Schulverhältnisses, wozu auch Foto- und Videoaufnahmen zählen, ergibt sich aus § 30 Abs. 1 SchulG i. V. m. § 5 SchulDSVO und der Anlage 2 zur SchulDSVO. Alle dort aufgeführten Daten dürfen i. d. R. erhoben und verarbeitet werden, ohne dass es einer Einwilligung der Betroffenen Bedarf.

In dieser abschließenden Aufzählung findet sich seit der Neufassung der SchulDSVO im Juli 2022 auch das Datum „Lichtbild/Foto zu Schulverwaltungszwecken (rechtmäßig erhoben)“. Hier ist abweichend für eine rechtmäßige Erhebung und Nutzung eine zweckbezogene, informierte und freiwillig erteilte Einwilligung erforderlich.

Hierbei ist immer auch die Erforderlichkeit sowie der Zweck der Erstellung dieser Aufnahmen zu prüfen und zu erläutern.

Im sogenannten Schüleraufnahmebogen (hier herunterladbar) werden bereits die Einwilligungen für häufig in Schule auftretende Verarbeitungen abgefragt. Der Bogen kann auf die individuelle Situation vor Ort angepasst und ggf. um weitere Szenarien ergänzt werden

Die diesem Artikel zum Download beigefügten Handreichungen geben detailliertere Informationen unterschiedlichen Szenarien und den Rahmenbedingungen bei der Erstellung und Weiterverarbeitung von Foto- und Videoaufnahmen. Ebenso werden Hinweise zur Gestaltung der erforderlichen Einwilligung gegeben. Ergänzende Informationen und Muster zum Thema Einwilligung sind in diesem FAQ-Beitrag zu finden.

Zugehörige Dateien
→ Hinweise zu Foto- und Videoaufnahmen an Schulen [PDF]
→ Mustereinwilligung für Foto-, Audio-, Videoaufnahmen [DOCX]
→ Muster für einen Aushang bei Veranstaltungen [DOCX]
→ Mustereinwilligung Jahrbuch [DOCX]

Bei den Ergebnissen von Klassenarbeiten handelt es sich um personenbezogene Daten. Das Verlesen der einzelnen Noten vor der versammelten Klasse stellt eine Datenübermittlung an Einzelpersonen dar. Die Übermittlung von personenbezogenen Daten an Einzelpersonen ist jedoch nur mit Einwilligung der oder des Betroffenen zulässig. Das Einholen pauschaler Einwilligungen für diesen Zweck, z. B. bereits bei der Aufnahme der Schülerinnen und Schüler, ist unzulässig. Einwilligungen sind für den Einzelfall einer Datenverarbeitung (in diesem Falle einer Datenübermittlung) einzuholen. Dabei sind Betroffene auch auf ihr jederzeitiges Widerrufsrecht hinzuweisen (Widerrufsrecht nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Soll die Notenverkündung aus pädagogischen Gründen erfolgen, ist es ausreichend einen Notenspiegel zu erstellen. Jede/r Schülerin/Schüler kann damit für sich feststellen, wo sie/er leistungsmäßig in der Klasse steht. In bestimmten Fällen kann es aus pädagogischer Sicht möglicherweise ratsam sein, statt des Notenspiegels auch nur die Durchschnittsnote einer Klassenarbeit bekannt zu geben. Auch in diesem Fall können sich Schülerinnen und Schüler leistungsmäßig einordnen.

In § 30 Abs. 1 Satz 2 SchulG ist präzise und abschließend aufgeführt, welche Kategorien von Daten von der Schule verarbeitet werden dürfen. Die Details zu den einzelnen Kategorien finden sich in der Anlage 2 der SchulDSVO. Weitere Daten können nur mit Einwilligung des oder der Betroffenen erhoben werden (Artikel 6 Absatz 1 Buchst. a DSGVO). Dies ist aber nur im Einzelfall zulässig. Die Einwilligung darf allerdings nicht genutzt werden, um ein bestehendes Verbot zu umgehen. Eine regelmäßige Erhebung von Daten, die über das Datenprofil von § 30 Abs. 1 SchulG i. V. m. Anlage 2 SchulDSVO hinausgehen, ist unzulässig. Zwar ist die Schriftlichkeit von Einwilligungen nicht mehr explizit vorgeschrieben. Artikel 7 Absatz 1 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt jedoch vom Verantwortlichen den Nachweis, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat. Dies ist im Grundsatz jedoch nur - wie bisher - mit einer Einwilligung in Schriftform möglich. Die Einwilligung kann in papierener oder in elektronischer Form (z. B. per E-Mail) eingeholt werden. Wichtig ist, dass mit der Einholung der Einwilligung auch eine umfassende Information der betroffenen Person nach Artikel 13 DSGVO erfolgt.

Hinweise zur Gestaltung einer Einwilligung sind unten als Download verfügbar. Hinweise zur Erfüllung der Informationspflichten sind auf den Seiten des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz (ULD) unter der Bezeichnung „Datenschutz-Steckbrief“ herunterladbar.

Zugehörige Dateien
→ Hinweise zur Gestaltung + Mustereinwilligung [DOCX]

§ 6 Abs. 1 SchulDSVO erlaubt dem genannten Personenkreis die Einsichtnahme in die in der Schule gespeicherten Daten. Dies kann aber nur gelten, soweit diese Personen "aktiv" im Unterrichtsbetrieb eingebunden sind. Werden darüber hinausgehend Informationen aus Schülerakten zur Anfertigung von Prüfungsarbeiten o. ä. verwendet, so sollten die Daten der Schülerinnen und Schüler nur mit Einwilligung der Eltern oder der volljährigen Schülerinnen und Schüler personenbezogen genutzt werden. Der § 32 SchulG regelt, dass für Praktika und Prüfungsarbeiten im Rahmen der Lehrkräfteausbildung personenbezogene Daten der Schülerinnen und Schüler sowie Eltern verarbeitet werden dürfen. Hierbei sind die datenschutzrechtlichen Vorgaben zur Einwilligung (Artikel 7 DSGVO), zur Information der Betroffenen (Artikel 13 DSGVO) und hinsichtlich der Datensicherheit (Artikel 32 DSGVO) zu beachten.

Schülerinnen und Schüler nehmen Nachhilfestunden bei privaten Anbietern in Anspruch, um ihre Leistungen in der Schule zu verbessern. Diese Anbieter wenden sich häufig direkt an die diese Schülerinnen und Schüler unterrichtenden Lehrkräfte, ohne die Anfrage über die Schulleitung zu stellen. Die Lehrkräfte werden gebeten, Informationen z. B. über bestehende Wissenslücken, das Lernverhalten, die Unterrichtsbeteiligung und das Verhalten im Unterricht an die private Einrichtung zu übermitteln. Die Kontaktaufnahme findet dabei entweder telefonisch oder mittels eines Formblattes statt.

Für die Übermittlung solcher Daten existiert im SchulG keine Rechtsgrundlage, so dass eine Übermittlung an eine private Einrichtung oder an eine Einzelperson in diesen Fällen nur mit der Einwilligung der oder des Betroffenen zulässig ist.

Somit ist die Übermittlung nur mit einer Einwilligung nach den Vorgaben des Artikel 7 DSGVO der oder des Betroffenen (in diesem Fall der Eltern) zulässig. Die Einwilligung ist von der Nachhilfeeinrichtung einzuholen und der Schule vorzulegen. Die Übermittlung der Informationen von der Schule an die Nachhilfeeinrichtung sollte ebenso wie das Vorliegen der Einwilligung aktenkundig gemacht werden. Erst nach der Entscheidung der Schulleitung zur Datenübermittlung, dürfen die Lehrkräfte der Schülerin oder des Schülers die Daten, für deren Übermittlung die Einwilligung erteilt wurde, an die Nachhilfeeinrichtung übermitteln. Ohne Genehmigung der Schulleitung würde die Lehrkraft gegen ihre Amtsverschwiegenheit verstoßen.