Die zunehmende Digitalisierung an den Schulen und die Anforderungen an zeitgemäßen, ansprechenden und wirklichkeitsnahen Unterricht führen zu einem stark steigenden Bedarf nach dem Einsatz unterschiedlichster digitaler Werkzeuge. Die Bandbreite erstreckt sich vom lokalen Einsatz von Office-Anwendungen, einfacher Simulationsprogramme und interaktiven Apps bis hin zur Nutzung kommerzieller, zentral betriebenen Lernplattformen, Videokonferenz- und Lernmanagementsystemen. Für die Nutzung kommen Endgeräte verschiedener Hersteller, Betriebssysteme und Leistungsklassen zum Einsatz, die sowohl im Eigentum und in Verantwortung der Schule betrieben werden, als auch schülereigene Endgeräte in beliebigen Konfigurationsvarianten. Die Nutzung kann ausschließlich in der Schule, aber auch ergänzend im privaten Umfeld stattfinden (Distanzlernen, Hausaufgaben etc.).

Für die Beantwortung der Fragen, ob ein bestimmtes, von Schule nachgefragtes, Produkt oder ein Onlineangebot überhaupt in Schule rechtmäßig eingesetzt werden kann, ist zunächst ein Nutzungskonzept zu entwerfen, in dem Zwecke und Ziele, beteiligte Personengruppen, die Verwendungsorte und die Herkunft der Endgeräte (schulisch/privat) festgelegt wird.

Für die Klärung der Frage, ob die Anwendung vor der Nutzung einer datenschutzrechtlichen Prüfung unterzogen werden muss und welche Dokumentationserfordernisse daraus für die Schule erwachsen, ist entscheidend, ob das geplante Verfahren mit einer Verarbeitung personenbezogener Daten einhergeht. Findet die Verarbeitung darüber hinaus nicht lokal, sondern bei einem Dienstleister (Programmanbieter, Hostingdienstleister) statt, ist zusätzlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen Schule und Dienstleister zu schließen.

Als Unterstützung bei der rechtmäßigen Einführung bietet das IQSH zu zahlreichen Diensten  umfassende Dokumentenpakete an, die die erforderlichen Unterlagen und Hilfestellungen zum Einführungsprozess enthalten.

Für den Fall, dass der einzuführende Dienst dort nicht aufgeführt ist, unterstützt der Praxisleitfaden der IQSH-Medienberatung bei der Prüfung und Dokumentation.

Eine Genehmigung des Bildungsministeriums zum Einsatz von Onlinediensten ist seit der SchulDSVO-Anpassung zum November 2024 nicht mehr erforderlich.

Schulen können sich bei Fragen und Unsicherheiten auch vom IQSH (Helpdesk) und dem zentralen Datenschutzbeauftragten beraten lassen. Hierfür sind im Vorwege das Nutzungsszenario zu definieren und Unterlagen zur Beschreibung des geplanten Verfahrens (Herstellerunterlagen, AVV etc.) zu beschaffen. Eine Beratung nur unter Nennung des Produktes und der Frage, ob dies an der Schule eingesetzt werden darf, ist nicht möglich.

Lehrkräfte sollten nicht eigenmächtig Apps oder Onlinedienste, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten einher gehen, einführen oder gar Schülerinnen und Schüler zur Installation verpflichten. Hier ist immer eine Absprache/Genehmigung mit/durch die Schulleitung erforderlich, da diese die Gesamtverantwortung für die Einhaltung und Organisation des Datenschutzes trägt (§ 2 SchulDSVO). Aus diesem Grund erteilt auch weder das MBWFK (mit Ausnahme der Landeslösunge) noch der Datenschutzbeauftragte Freigaben oder Nutzungserlaubnisse.

Die diesem Beitrag beigefügten Unterlagen sollen Ihnen erste Informationen zu diesem Themenkomplex und Hilfestellungen bei der Auswahl geben sowie die erforderliche Verarbeitungsdokumentation mit Mustern unterstützen.

Zugehörige Dateien
→ Verarbeitungsdokumentation_Muster [ZIP]
→ Checkliste_Auftragsverarbeitung_I [DOCX]
→ Checkliste_Auftragsverarbeitung_II [DOCX]
→ Checkliste_Dokumentationspflichten [DOCX]
→ Schnellüberblick zum Auswahl-, Prüf- und Einführungsverfahren für digitale Medien [PDF]