Nach § 13 SchulDSVO dürfen digitale Klassenbücher anstelle von papierenen Klassen- oder Kursbüchern geführt werden. Diese Vorschrift erlaubt es den Schulen, ihre bisher in Papierform geführten Klassenbücher ausschließlich elektronisch zu führen. Eine parallele Führung schließt die Regelung aus.

Entschließt sich eine Schule für die digitale Führung des Klassenbuches und damit zum Einsatz eines elektronischen Verfahrens, darf sie darin auch personenbezogene Daten der Schülerinnen, Schüler und Eltern speichern (§ 13 Abs. 3 SchulDSVO), wenn dies erforderlich ist. In diesem Fall muss das Verfahren umfänglich dokumentiert werden und die Schulleiterin oder der Schulleiter ist verpflichtet, eindeutige Regelungen zur Nutzung des Verfahrens für die Lehrkräfte und ggf. andere Nutzerinnen und Nutzer (Dienstanweisung) zu treffen und diese in Kraft zu setzen (Rechenschafts- und Dokumentationspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO i. V. m. Art. 32 DSGVO). 

Ferner ist das digitale Klassenbuch, sofern es sich nicht um die Dokumentation von Fehlzeiten und des erteilten Unterrichts handelt, zwingend durch einen zweiten Sicherungsmechanismus (sog. Zwei-Faktor-Authentisierung - 2FA) vor dem Zugang Unbefugter zu sichern (§ 13 Abs. 2 Nr. 3 SchulDSVO).

Zugang zum digitalen Klassenbuch dürfen nur die in § 6 SchulDSVO genannten sowie die zur Schulsozialarbeit eingesetzten Personen erhalten. Darüber hinaus sind alle Daten zentral (Server der Schule oder des Dienstleisters) abzulegen und dürfen nicht lokal auf Endgeräten gespeichert werden.

Wird das digitale Klassenbuch nicht auf informationstechnischen Geräten der Schule, sondern unter Zuhilfenahme eines Dienstleisters geführt, handelt es sich um Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. In diesem Fall kann die Schulleitung eine solche Datenverarbeitung (unabhängig vom eingesetzten Verfahren) generell nur mit Genehmigung des Bildungsministeriums in Auftrag geben (§ 12 SchulDSVO).

Ergänzend zu den genutzten Funktionen zum Ersatz des papiernen Klassenbuchs bieten die Produkte häufig auch die Möglichkeit, das Lehrkräfte darin persönliche Notizen ablegen und somit die analogen Lehrerkalender in eine digitale Form zu überführen.

Die zum Schuljahr 2022/2023 durch das MBWFK erlassene Änderung der SchulDSVO (siehe Nachrichtenblatt Ausgabe Nr. 6/7/2022 – Schule –)  ermöglicht es auch, losgelöst von digitalen Klassenbüchern, sogenannte digitale Lehrkräftekalender zu führen. Unter welchen Bedingungen dies möglich ist, wird in einem eigenen FAQ-Eintrag erläutert.