Die Tätigkeit als Elternvertretung wird ehrenamtlich ausgeübt. Bei der Erfüllung ihrer Aufgaben sind die Elternvertretungen zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 76 Abs. 1 SchulG i. V. m. §§ 95 und 96 des Landesverwaltungsgesetzes). Weitere Informationen zur Elternmitwirkung und auch zu den datenschutzrechtlichen Pflichten hat das Institut für Qualitätsentwicklung an Schulen SH (IQSH) in einer Broschüre veröffentlicht. Dort findet sich auch ein Muster für die erforderliche Verschwiegenheitserklärung.

Diese Verpflichtung erstreckt sich auch auf die Zeit nach Beendigung dieser Aufgabe. Die Schule muss also die Elternbeiräte auf deren Verschwiegenheitspflicht hinweisen. Es empfiehlt sich, dies in Form eines Merkblattes vorzunehmen, dessen Erhalt von jedem Elternbeiratsmitglied schriftlich zu bestätigen ist. Diese Bestätigung ist von der Schule zu den Akten zu nehmen.

Die oder der Vorsitzende des Klassenelternbeirates nimmt nach § 65 Abs. 4 SchulG mit beratender Stimme an der Zeugniskonferenz teil. Die Teilnahme erfolgt im Rahmen der Aufgabe, das Interesse und die Verantwortung der Eltern für die Erziehung zu wahren und zu pflegen (§ 70 Abs. 3 Nr. 2 SchulG). Dazu kann es erforderlich sein, dass ihr oder ihm die Noten aller Kinder der Klassengemeinschaft bekannt gemacht werden.

Dabei ist es ausreichend, wenn ihr oder ihm unmittelbar zu Beginn der Konferenz eine Notenliste zur Einsichtnahme ausgehändigt wird. Es gibt keine sachliche Notwendigkeit und auch keine rechtliche Rechtfertigung dafür, vor der Konferenzeröffnung entsprechende Listen auszulegen, damit dem Elternbeirat eine angemessene Zeit zur Vorbereitung bleibt. Es besteht auch keine Notwendigkeit, dass diese Listen und/oder andere mit der Konferenz in Zusammenhang stehende personenbezogene Unterlagen bei den Elternvertretern verbleiben. Nach Abschluss der Konferenz sind diese Unterlagen deshalb wieder an die Konferenzleiterin oder den Konferenzleiter auszuhändigen.

Bei den Ergebnissen von Klassenarbeiten handelt es sich um personenbezogene Daten. Das Verlesen der einzelnen Noten vor der versammelten Klasse stellt eine Datenübermittlung an Einzelpersonen dar. Die Übermittlung von personenbezogenen Daten an Einzelpersonen ist jedoch nur mit Einwilligung der oder des Betroffenen zulässig. Das Einholen pauschaler Einwilligungen für diesen Zweck, z. B. bereits bei der Aufnahme der Schülerinnen und Schüler, ist unzulässig. Einwilligungen sind für den Einzelfall einer Datenverarbeitung (in diesem Falle einer Datenübermittlung) einzuholen. Dabei sind Betroffene auch auf ihr jederzeitiges Widerrufsrecht hinzuweisen (Widerrufsrecht nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Soll die Notenverkündung aus pädagogischen Gründen erfolgen, ist es ausreichend einen Notenspiegel zu erstellen. Jede/r Schülerin/Schüler kann damit für sich feststellen, wo sie/er leistungsmäßig in der Klasse steht. In bestimmten Fällen kann es aus pädagogischer Sicht möglicherweise ratsam sein, statt des Notenspiegels auch nur die Durchschnittsnote einer Klassenarbeit bekannt zu geben. Auch in diesem Fall können sich Schülerinnen und Schüler leistungsmäßig einordnen.

Mit Hilfe eines anonymisierten Notenspiegels wird üblicherweise ein Leistungsüberblick (bezogen auf eine Klassenarbeit oder auf die Gesamtleistung in einem Fach) für eine Schulklasse erstellt. Anhand dieser Leistungsübersicht ist nur feststellbar, wie viele Schülerinnen und Schüler einer Klasse welche Noten erreicht haben. Wird der Notenspiegel in der Klasse den Schülerinnen und Schülern oder betroffenen Eltern zur Kenntnis gegeben, werden damit zunächst keine personenbezogenen Daten übermittelt, weil sich kein Bezug zu einzelnen Schülern herleiten lässt. Allerdings kann es besondere Konstallationen geben, bei denen der Notenspiegel in Verbindung mit anderen Informationen doch potenziell eine Zuordnung zur Schülerin/zum Schüler ermöglicht. Daher sollte die Bekanntgabe eines Notenspiegels pädagogisch abgewogen werden und ggf. unterbleiben. Die Bekanntgabe der Durchschnittsnote einer Klassenarbeit ist hier dann eine Alternative. Die Übermittlung/Bekanntgabe von individuellen Noten wird in diesem FAQ-Eintrag behandelt.