Grundsätzlich werden Gutachten und Befunde nicht in der Schülerakte abgelegt. Bei einer Pflichtuntersuchung (bspw. Schuleingangsuntersuchung, Feststellung sonderpädagogischer Förderbedarf) darf die untersuchende Stelle der Schule zunächst nur das Ergebnis mitteilen (§ 27 Abs. 4 S. 1 SchulG). Wenn es im Einzelfall für die Beschulung, insbesondere für die individuelle Förderung, erforderlich ist, weitere Daten über Entwicklungsauffälligkeiten und gesundheitliche Beeinträchtigungen zu verarbeiten, dürfen diese Daten dann ergänzend in der Schülerakte gespeichert werden (§ 30 Abs. 1 Nr. 1 SchulG).

Besteht ein sonderpädagogischer Förderbedarf, muss vom Förderzentrum eine separate "sonderpädagogische Schülerakte" angelegt werden. In dieser Akte werden die Gutachten und die weiteren Unterlagen gespeichert. Diese Akte wird ausschließlich im Förderzentrum geführt (§ 7 Abs. 2 SchulDSVO). In der Schülerakte wird nur der von Schule und Förderzentrum erarbeitete Lern-/Förderplan abgelegt (§ 7 Abs. 1 Nr. 5 SchulDSVO).

Im Falle einer inklusiven Beschulung führt diese Schule nur die "normale Schülerakte". Bei einem Schulwechsel verbleibt diese Schülerakte in der bisher besuchten Schule (§ 9 Abs. 1 SchulDSVO).

Wenn ein Wechsel von einem Förderzentrum zum nächsten erfolgt (bei Förderzentren mit eigenen Schülerinnen und Schülern bzw. bei Wechsel der Zuständigkeit), wird die komplette "sonderpädagogische Schülerakte" an das neu zuständige Förderzentrum übergeben (§ 9 Abs. 1 letzter Satz SchulDSVO).