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Nutzung privater Endgeräte - Was ist bei der Beantragung, Genehmigung und Nutzung zu beachten?

Vorbemerkung:

Private Endgeräte dürfen für die dienstliche Verarbeitung personenbezogener Daten nur verwendet werden, wenn hierfür eine Genehmigung auf Antrag der Lehrkraft durch die Schulleitung erteilt wurde. Eine solche Genehmigung stellt nach der Neuerung der SchulDSVO im Juli 2022 nur noch die Ausnahme dar. Durch die vom Land sukzessive Bereitstellung dienstlicher Endgeräte für die Arbeitsverrichtung werden zunehmend keine Genehmigungen mehr für private Endgeräte erteilt. Des Weiteren erlischt die bisher erteilte Genehmigung nach §14 Abs. 7 SchulDSVO sobald ein dienstliches Endgerät zur Verfügung steht. Für den Ausnahmefall bleibt das alte Verfahren vorerst dennoch bestehen. Die Antragstellung erfolgt eigenverantwortlich durch die Lehrkraft (Bringschuld). Die Genehmigung ist maximal 4 Jahre gültig. Sie muss erneut beantragt werden, wenn sich Änderungen am Antragsgegenstand ergeben (neue Programme, neues Endgerät).


Antrags- und Genehmigungsverfahren:

Die Rahmenbedingungen zur Nutzung privater Endgeräte ergeben sich formal aus dem § 14 SchulDSVO. Die Lehrkraft sichert in Ihrem Antrag (Musterformular im Anhang) verschiedene organisatorische Maßnahmen (nur dienstliche Verarbeitung, keine Offenlegung gegenüber Dritten, Wahrung der Vertraulichkeit, Ermöglichung der Einsichtnahme zu Kontrollzwecken gegenüber der Datenschutzaufsichtsbehörde und der Schulleitung, Mitteilung bei Änderungen des Antragsgegenstands) zu und verpflichtet sich darüber hinaus, angemessene Sicherheitsmaßnahmen (Artikel 32 DSGVO und § 30 Absatz 10 Schulgesetz) zu ergreifen und nur Programme zu verwenden, die nach dem Stand der Technik und der Schutzbedürftigkeit der Daten das erforderliche und angemessene Maß an Vertraulichkeit sicherstellen.

Damit beschränkt sich der Prüfaufwand durch die Schulleitung für die Erteilung der Genehmigung auf die im Antrag angegebenen Programme, mit denen die Lehrkraft personenbezogene Daten verarbeiten möchte (bspw. Office-Anwendungen für Listen, Zeugnisentwürfe, Gutachten etc., digitale Lehrerkalender) und das Betriebssystem des Endgerätes. Weitere Programme, die die Lehrkraft bspw. zur Unterrichtsvor- und Nachbereitung (Erstellung von Arbeitsblättern, Präsentationen, Klassenarbeiten etc.) oder im Unterricht (bspw. Simulationen, Visualisierung) einsetzen möchte und in denen keine personenbezogenen Daten bearbeitet werden, sind davon ausgenommen.

Prüfung folgender Punkte durch die Schulleitung auf Grund des Antrags:

Hinweise zur Nutzung privater Endgeräte für Lehrkräfte, die geeignet sind, die Forderungen des §14 SchulDSVO zu erfüllen und insgesamt, auch bei der privaten Nutzung, ein erhöhtes Sicherheitsniveau zu erreichen:

  • Das Endgerät muss mit einem Zugangsschutz versehen sein (Fingerabdruck, Passwort mit min. 8 Zeichen -> Groß-/Kleinbuchstaben, Zahlen, Sonderzeichen).
  • Das Gerät muss auch bei kurzfristiger Abwesenheit gesperrt werden (Tastenkombination Windows+L, [ctrl]+Touch-ID-Sensor).
  • Idealerweise wird ein zweites Benutzerkonto (dienstlich) angelegt, um die Vermischung privater und dienstlicher Daten zu verhindern.
  • Dateien mit personenbezogenen Inhalten, das können auch E-Mailanhänge sein, sollten auf einem verschlüsselten, externen Datenträger (USB-Stick, Wechselfestplatte) abgelegt werden. Alternativ kann ein separater Ordner (verschlüsselter Container) auf dem Endgerät angelegt werden (bspw. der kostenlosen Open-Source-Verschlüsselungssoftware VeraCrypt -> https://www.veracrypt.fr/en/Downloads.html).
  • Wenn vorhanden, sollte eine Festplattenverschlüsselung (bspw. Bitlocker bei Windows 10, FileVault bei MacOS) aktiviert sein.
  • Eine Speicherung personenbezogener Daten bei Clouddiensten (insb. ICloud, GoogleDrive, Dropbox, OneDrive) ist nicht zulässig (vgl. §14 Abs. 6 SchulDSVO).
  • Die installierte oder im Betriebssystem integrierte Antiviren-/Malware-/Firewallsoftware (bspw. Windows Defender) sollte regelmäßig, automatisch vollständige Scans des Rechners durchführen.
  • Automatische Updates für das Betriebssystem, die Schutzsoftware und die genutzten Programme müssen aktiviert sein.
  • Die Verbindung zum Internet sollte nur über vertrauenswürdige Netzwerke erfolgen z. B. über das Netzwerk der Schule, das eigene WLAN zuhause oder einen Hotspot des eigenen Mobiltelefons. Bestehen Zweifel über die Sicherheit der zur Verfügung stehenden Netzwerke (z.B. öffentliche Netzwerke in Bahnhöfen oder Städten), sollte keine Internetverbindung aufgebaut werden.
  • Die Datenschutzeinstellungen des Betriebssystems sollten überprüft und angepasst werden (Tipps: https://www.verbraucherzentrale.de/wissen/digitale-welt/datenschutz/datenschutz-bei-windows-10-erhoehen-12154).
  • Gleiches gilt für die Sicherheitseinstellungen des Internetbrowsers.
  • Dateien sollten unter Beachtung des § 15 SchulDSVO regelmäßig gelöscht werden – auch aus dem Papierkorb.
  • Für aufbewahrungspflichtige Daten (bspw. persönliche Notizen zur Dokumentation von Leistungsbewertungen) sollten regelmäßig Sicherungskopien auf verschlüsselten Wechseldatenträgern angefertigt werden.
  • Digitale Lehrerkalender dürfen nur wie im Antrag vorgegeben genutzt werden (insb. Datenminimierung, Backups, Aufbewahrungspflichten, Verbot von Cloudspeicherung, keine Mehrgerätenutzung)
  • Weitere Informationen zum Schutz von Endgeräten erhalten Sie beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in der Rubrik „Basistipps zur IT-Sicherheit“.
  • Wenn das Endgerät entsorgt werden soll, dann sollte sichergestellt sein, dass alle Daten auf der Festplatte sicher gelöscht sind. Ein einfaches Löschen in den „Papierkorb“ oder im Windows Explorer ist hierfür nicht ausreichend. Auf der BSI-Webseite „BSI für Bürger“ finden Sie Hilfestellungen und kostenfreie Werkzeuge zum sicheren Löschen Ihrer Daten: https://www.bsi-fuer-buerger.de/BSIFB/richtig_loeschen.

Zugehörige Dateien
→ Antrag zur Genehmigung der Nutzung privater Endgeräte durch Lehrkräfte [DOCX]

Tags →  @Handreichungen, Muster und Checklisten, →  @EDV, Internet und Endgeräte, → #Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), → #Genehmigung, → #Private Endgeräte.
Stand 18.10.2023 14:04:16 [16200] → PermaLink