Die Tätigkeit als Elternvertretung wird ehrenamtlich ausgeübt. Bei der Erfüllung ihrer Aufgaben sind die Elternvertretungen zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 76 Abs. 1 SchulG i. V. m. §§ 95 und 96 des Landesverwaltungsgesetzes). Weitere Informationen zur Elternmitwirkung und auch zu den datenschutzrechtlichen Pflichten hat das Institut für Qualitätsentwicklung an Schulen SH (IQSH) in einer Broschüre veröffentlicht. Dort findet sich auch ein Muster für die erforderliche Verschwiegenheitserklärung.

Diese Verpflichtung erstreckt sich auch auf die Zeit nach Beendigung dieser Aufgabe. Die Schule muss also die Elternbeiräte auf deren Verschwiegenheitspflicht hinweisen. Es empfiehlt sich, dies in Form eines Merkblattes vorzunehmen, dessen Erhalt von jedem Elternbeiratsmitglied schriftlich zu bestätigen ist. Diese Bestätigung ist von der Schule zu den Akten zu nehmen.

Die oder der Vorsitzende des Klassenelternbeirates nimmt nach § 65 Abs. 4 SchulG mit beratender Stimme an der Zeugniskonferenz teil. Die Teilnahme erfolgt im Rahmen der Aufgabe, das Interesse und die Verantwortung der Eltern für die Erziehung zu wahren und zu pflegen (§ 70 Abs. 3 Nr. 2 SchulG). Dazu kann es erforderlich sein, dass ihr oder ihm die Noten aller Kinder der Klassengemeinschaft bekannt gemacht werden.

Dabei ist es ausreichend, wenn ihr oder ihm unmittelbar zu Beginn der Konferenz eine Notenliste zur Einsichtnahme ausgehändigt wird. Es gibt keine sachliche Notwendigkeit und auch keine rechtliche Rechtfertigung dafür, vor der Konferenzeröffnung entsprechende Listen auszulegen, damit dem Elternbeirat eine angemessene Zeit zur Vorbereitung bleibt. Es besteht auch keine Notwendigkeit, dass diese Listen und/oder andere mit der Konferenz in Zusammenhang stehende personenbezogene Unterlagen bei den Elternvertretern verbleiben. Nach Abschluss der Konferenz sind diese Unterlagen deshalb wieder an die Konferenzleiterin oder den Konferenzleiter auszuhändigen.