Die Elternvertreterinnen und Elternvertreter sind nach § 76 Absatz 1 Schulgesetz (SchulG) ehrenamtlich tätig und nach den §§ 95 und 96 Landesverwaltungsgesetz (LvWG) zur Verschwiegenheit verpflichtet. Weitergehende Ausführungen zum rechtlichen Status der einzelnen Elternvertreterinnen und der Elternvertreter macht das Schulgesetz nicht. Dasselbe gilt für die Gremien (Schulelternbeirat, Kreiselternbeirat, Landeselternbeirat).

Elternvertreterinnen und Elternvertreter nehmen ihre Aufgaben als natürliche Personen wahr.

Sofern es um die Verarbeitung personenbezogener Daten z. B. der Eltern geht, gelten für die Elternvertretungen und die Gremien somit zunächst die Grundsätze der DSGVO.

Artikel 4 Nr. 7 DSGVO definiert die Verantwortlichen für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Danach sind „Verantwortlicher“ die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Damit kann auch eine natürliche Person "Verantwortlicher" im Sinne der DSGVO sein.

Die Schul-Datenschutzverordnung (SchulDSVO) trifft für die personenbezogene Datenverarbeitung in § 16 folgende Regelung

Datenverarbeitung der Elternvertretungen

(1) Die Elternvertretungen verarbeiten personenbezogene Daten eigenständig und eigenverantwortlich entsprechend den datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Die Mitwirkung an der Elternvertretung ist freiwillig; Eltern sind nicht verpflichtet, gegenüber Elternvertretungen personenbezogene Angaben zu machen.

(2) Zur Unterstützung für ihre Arbeit erhalten die Klassenelternbeiräte und der Schulelternbeirat personenbezogene Daten der Eltern und Lehrkräfte gemäß § 9 Absatz 4 von der Schule.

(3) An die Kreiselternbeiräte und an den Landeselternbeirat werden die für ihre Arbeit erforderlichen Namen und Anschriften nicht durch die Schule, sondern gemäß § 15 Absatz 2 der Wahlverordnung für Elternbeiräte vom 7. Mai 2012 (NBl. MBK. Schl.-H. S. 113), geändert durch Verordnung vom 31. Mai 2017 (NBl. MBWK. Schl.-H. S. 176), durch die Schulelternbeiratsvorsitzende oder den Schulelternbeiratsvorsitzenden übermittelt.

Die personenbezogene Datenverarbeitung hat sich somit im Grundsatz nach den Bestimmungen der DSGVO zu richten, da die Elternvertreterinnen und Elternvertreter als natürliche Personen für die personenbezogene Datenverarbeitung "Verantwortlicher" sind.

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten haben die Elternvertreterinnen und Elternvertreter nicht nur die Verschwiegenheitsverpflichtung zu beachten, sondern auch Maßnahmen zu ergreifen, um die von ihnen (elektronisch oder konventionell (Papier)) verarbeiteten personenbezogenen Daten der betroffenen Personen (Daten von Eltern, Schülerinnen und Schülern) vor dem Zugriff und Zugang Unbefugter zu schützen (Artikel 25 Abs. 2 DSGVO).

Ferner haben sie sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen unverzüglich gelöscht/vernichtet werden, wenn diese nicht mehr zur Aufgabenerfüllung benötigt werden (Artikel 25 Abs. 2 Satz 2 DSGVO).

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist für die o. g. Gremien nicht erforderlich. Diese Gremien sind lediglich ein Zusammenschluss natürlicher Personen, deren Aufgabenstellung im Schulgesetz zur unabhängigen Wahrnehmung in eigener Verantwortung definiert ist. Solche Gremien sind in Artikel 37 DSGVO nicht benannt.

Externe Inhalte
→ Infoseite des Bildungsministeriums zur Elternarbeit.

Die Tätigkeit als Elternvertretung wird ehrenamtlich ausgeübt. Bei der Erfüllung ihrer Aufgaben sind die Elternvertretungen zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 76 Abs. 1 SchulG i. V. m. §§ 95 und 96 des Landesverwaltungsgesetzes). Weitere Informationen zur Elternmitwirkung und auch zu den datenschutzrechtlichen Pflichten hat das Institut für Qualitätsentwicklung an Schulen SH (IQSH) in einer Broschüre veröffentlicht. Dort findet sich auch ein Muster für die erforderliche Verschwiegenheitserklärung.

Diese Verpflichtung erstreckt sich auch auf die Zeit nach Beendigung dieser Aufgabe. Die Schule muss also die Elternbeiräte auf deren Verschwiegenheitspflicht hinweisen. Es empfiehlt sich, dies in Form eines Merkblattes vorzunehmen, dessen Erhalt von jedem Elternbeiratsmitglied schriftlich zu bestätigen ist. Diese Bestätigung ist von der Schule zu den Akten zu nehmen.

Die oder der Vorsitzende des Klassenelternbeirates nimmt nach § 65 Abs. 4 SchulG mit beratender Stimme an der Zeugniskonferenz teil. Die Teilnahme erfolgt im Rahmen der Aufgabe, das Interesse und die Verantwortung der Eltern für die Erziehung zu wahren und zu pflegen (§ 70 Abs. 3 Nr. 2 SchulG). Dazu kann es erforderlich sein, dass ihr oder ihm die Noten aller Kinder der Klassengemeinschaft bekannt gemacht werden.

Dabei ist es ausreichend, wenn ihr oder ihm unmittelbar zu Beginn der Konferenz eine Notenliste zur Einsichtnahme ausgehändigt wird. Es gibt keine sachliche Notwendigkeit und auch keine rechtliche Rechtfertigung dafür, vor der Konferenzeröffnung entsprechende Listen auszulegen, damit dem Elternbeirat eine angemessene Zeit zur Vorbereitung bleibt. Es besteht auch keine Notwendigkeit, dass diese Listen und/oder andere mit der Konferenz in Zusammenhang stehende personenbezogene Unterlagen bei den Elternvertretern verbleiben. Nach Abschluss der Konferenz sind diese Unterlagen deshalb wieder an die Konferenzleiterin oder den Konferenzleiter auszuhändigen.