Oft wird zum Schuljahresbeginn in den Klassen, meist beim ersten Elternabend, eine Telefonliste/E-Mailliste verteilt, um die Kontaktaufnahme der Eltern untereinander zu ermöglichen bzw. die Weitergabe von Informationen über Stundenausfall oder andere Ereignisse zu erleichtern.

Die Daten für eine solche Kontaktliste werden meistens von den Schulen anhand der Klassenliste erstellt und dann von den Lehrkräften verteilt. Hierbei handelt es sich seitens der Schule um eine Datenübermittlung an private Stellen (die Eltern), die der schriftlichen Einwilligung der Eltern bedarf.

Für eine solche Liste reicht es aus, die Namen der Schülerinnen und Schüler sowie die Telefonnummer(n) und die E-Mail-Adresse zu erfassen. Die Einwilligung der Eltern kann bereits mit der Anmeldung des Kindes zum Schulbesuch eingeholt werden. So ist es der Schulverwaltung möglich, bereits bei der Zusammenstellung der Klasse und der Erstellung der schulverwaltungsinternen Klassenliste die Telefonliste gleich mit anzufertigen.

Wenn eine Schule standardmäßig Vertretungspläne auf der Schulhomepage veröffentlicht und über sonstige unvorhergesehene Ereignisse über die Schulhomepage informiert, ist zu prüfen, ob eine solche Kontaktliste (noch) erforderlich ist. Bei der Prüfung der Erforderlichkeit ist insbesondere der Grundsatz der Datenminimierung (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO) zu beachten. Darüber hinaus wird die Schulverwaltung von Arbeit (Erstellen der Kontaktlisten) entlastet.