Vertretungspläne dienen der Organisation des Schulbetriebes. Sie informieren die Schülerinnen und Schüler über Veränderungen in den Stundenplänen. Vertretungspläne werden üblicher Weise in den Räumlichkeiten der Schulen ausgehängt und sind damit im Grundsatz nur den Adressaten (Schülerinnen, Schülern, ggf. Eltern und den Lehrkräften) zugänglich. Diese Veröffentlichung von Vertretungsplänen ist zur Organisation des Schulablaufes erforderlich. In diesem Fall ist es datenschutzrechtlich grundsätzlich zulässig, dass die Vertretungspläne Namen von Lehrkräften oder deren entsprechende Kürzel enthalten. Die Gestaltung der Vertretungspläne liegt letztlich im organisatorischen Entscheidungsbereich der Schulleitung. Dabei muss im Einzelfall bewertet werden, ob auf die Angabe des Namens einer Lehrkraft verzichtet werden kann. Ist die Schulleitung der Auffassung, dass die Namensnennung unverzichtbar ist, so müssen es sich die Lehrkräfte gefallen lassen, dass ihre Namen genannt werden, da diese im Zusammenhang mit ihrer (Lehr-)Funktion stehen.

Die Veröffentlichung von Vertretungsplänen auf der schuleigenen Homepage mit Nennung der Namen der Lehrkräfte ist hingegen aus schulorganisatorischen Gründen in der Regel zunächst nicht erforderlich, weil die Schülerinnen und Schüler anhand der Vertretungspläne nur Informationen erhalten müssen, ob sich Fächer verschieben oder sich der Stundenplan verändert hat.

Darüber hinaus ist zu bedenken, dass durch die Veröffentlichung von Vertretungsplänen auf der Schulhomepage nicht nur der eingeschränkte Adressatenkreis der Schulöffentlichkeit Zugang zu diesen Informationen hat, sondern jeder Nutzer des Internets weltweit. Wegen der fehlenden Erforderlichkeit und des unbestimmten Adressatenkreises ist eine Veröffentlichung von Namen der Lehrkräfte daher unzulässig.

Idealerweise sollten die Vertretungspläne in einem gesonderten Bereich der Schulhomepage untergebracht werden, der nur befugten Nutzenden unter Eingabe eines Passwortes zugänglich ist und der nicht für die Web-Öffentlichkeit zur Verfügung steht. Auf diese Weise ließe sich der Zugriff auf solche Daten im Ansatz auf die Schulöffentlichkeit beschränken. Allerdings sollten auch hier maximal die Namenskürzel der Lehrkräfte angegeben werden.

Beabsichtigt die Schulleitung dennoch, zusammen mit den Vertretungsplänen auch personenbezogene Daten der Lehrkräfte zu veröffentlichen, so muss eine Einwilligung der Betroffenen eingeholt werden.