Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat als ein übergeordnetes Ziel die Schaffung maximaler Transparenz hinsichtlich der Ausgestaltung, des Umfangs und der Sicherheit bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Verantwortlichen. Im Schulumfeld sind dies Schulen, das Ministerium, Schulämter, Schulträger, Elternvertretungen und andere Institutionen/Unternehmen/Behörden, die Daten von Schülerinnen, Schülern, Eltern und auch Beschäftigten verarbeiten.

Diese Grundsätze der Verarbeitung sind in Artikel 5 Absatz 1 DSGVO beschrieben.

Darüber hinaus stehen den, Personen deren Daten verarbeitet werden, umfangreiche Rechte wie beispielsweise Information vor einer Datenerhebung oder Auskunft zu gespeicherten Daten zu. 

Die Betroffenenrechte sind in den Artikeln 12 - 23 der DSGVO beschrieben.  

Um die Einhaltung der Grundsätze nachweisen zu können und darüber transparent zu informieren bzw. die Betroffenenrechte zu wahren ist es erforderlich, dass Verarbeitungsprozesse in Schule dokumentiert sind. Diese Rechenschafts- und Dokumentationspflicht wurde ebenfalls als ein Grundpfeiler in Artikel 5 Absatz 2 DSGVO aufgenommen.

Ein zentrales Dokument ist hierbei das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, in dem alle übergeordneten Verarbeitungstätigkeiten einer datenverarbeitenden Stelle beschrieben werden. Der Inhalt des VVT ist durch Artikel 30 DSGVO festgelegt, für die übersichtliche Erfassung existieren Musterdokumente (siehe unten).

Verantwortlich für die Erstellung und die Erfüllung der Dokumenations- und Rechenschaftspflichten im Ganzen ist die Schulleitung (§ 2 SchulDSVO).

Für die Schulen wurde ein Muster-VVT erarbeitet (siehe unten), welches die primär in Schule anfallenden Verarbeitungstätigkeiten abbildet und somit den Schulen einen wesentlichen Teil der Erstellungsarbeit abnimmt.
Die Schule muss hier nur das Vorblatt mit den Schuldaten komplettieren und innerhalb der Verarbeitungstätigkeiten ggf. Fachverantwortliche benennen und die Angaben auf mögliche schulspezifische Angaben hin prüfen und ggf. anpassen.

Nur für nicht im Muster-VVT erfasste Verarbeitungstätigkeiten muss die Schule auf Basis der Mustervorlage eigene Einträge im VVT ergänzen. 

Zugehörige Dateien
→ Muster-VVT [ZIP]
→ Hinweise zum VVT [PDF]
→ Kurzinfo VVT [PDF]
→ Muster_VT [DOCX]